Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy

Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

Miroslav Navarrů

Excel 2016

Podrobný průvodce uživatele

Vydala Grada Publishing, a.s.

U Průhonu 22, Praha 7

obchod@grada.cz, www.grada.cz

tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400

jako svou 6440. publikaci

Odpovědný redaktor Petr Somogyi

Sazba Jan Šístek

Formát ePub Štěpán Böhm

Počet stran 232

První vydání, Praha 2016

Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a. s.

© Grada Publishing, a.s., 2016

Cover Design © Grada Publishing, a. s., 2016

Názvy produktů, firem apod. použité v knize mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků.

ISBN 978-80-271-9546-6 (ePub)

ISBN 978-80-271-9545-9 (pdf)

ISBN 978-80-271-0193-1 (print)

Úvod

„Hodně šachových škol vás učí tahat figurkami. Jen málo z nich vás naučí strategii, jak vyhrát.“

Já bych vás v této knize chtěl naučit obojí: jak táhnout s vybranými figurkami, tak i to, jak tyto tahy spojit, abyste vytvořili přesně ty tabulky a grafy, jaké jste na začátku chtěli.

Nehledejte prosím v této knize návody připravené přesně pro váš problém. Dívejte se na Excel jako na stavebnici, která se skládá z velkého počtu různých kostek, z nichž musíte složit svá řešení.

V první části knihy se seznámíte se základními prvky Excelu a s jeho ovládáním. Druhá část knihy popisuje vybrané nástroje a funkce Excelu, ve třetí části pak najdete příklady řešení různých úloh. Nedílnou součástí knihy jsou i sešity Excelu, které obsahují množství praktických příkladů a ukázek. Sešity pro jednotlivé kapitoly najdete v sekci této knihy na webových stránkách nakladatelství Grada (www.grada.cz).

Hodně úspěchů při práci s Excelem a touto knihou přeje

Ing. Miroslav Navarrů

1Seznamte se

1.1Přechod ze starší verze

Velká změna v uživatelském rozhraní Excelu přišla s verzí 2007. Ta přinesla nový typ ovládání: pás karet pojmenovaný Ribbon. Jeho podoba se postupně mění, a tak je možné, že některé návyky získané ve starší verzi Excelu budete muset ve verzi 2016 modifikovat. Změny, s nimiž se setkáte nejčastěji, jsou popsané v následujících částech.

1.1.1Okna více listů

Starší verze Excelu včetně verze 2010 zobrazily na monitoru pouze jedno okno Excelu, obsah jednotlivých otevřených sešitů byl zobrazen v části okna pod řádkem vzorců. V případě, že jste potřebovali zobrazit více sešitů najednou, byly sešity otevřené v rámci jednoho okna Excelu. Od verze 2013 je každý sešit otevřený v samostatném okně.

1.1.2Navigace mezi listy

V levém dolním rohu okna Excelu je panel určený pro navigaci mezi jednotlivými listy sešitu. Panel měl až do verze 2010 čtyři tlačítka (skok na začátek, o jeden list dopředu, o jeden list dozadu, skok na poslední list). Novější verze mají pouze dvě tlačítka (přesun o jeden list vpřed/vzad). Přesun na záložku prvního/posledního listu provedete tak, že při klepnutí na dané tlačítko podržíte klávesu CTRL.

Obrázek 1.1: Navigační tlačítka pro vyhledání záložky listu

1.1.3Řekni mi, jak udělám…

Na pásu karet Office 2016 najdete nový nástroj Řekněte mi, co chcete udělat. Použití je jednoduché: klepněte do názvu nástroje a zapište požadovanou činnost, například Vytvořit graf. Počkejte na zobrazení nabídky a vyberte požadovanou možnost.

Obrázek 1.2: Použití nástroje Řekněte mi, co chcete udělat

1.2Pás karet

1.2.1Skrývání a zobrazení pásu karet

Od verze 2007 je možné pás karet skrýt a opět zobrazit (často nechtěným) poklepáním na záložku libovolné karty (s výjimkou karty Soubor). S verzí 2013 přibyla do pravého horního rohu okna nová ikona Možnosti zobrazení pásu karet. Ta obsahuje nabídku se třemi položkami:

■Automaticky skrývat pás karet: Pás karet včetně záložek zmizí a v horní části okna zůstane pouze úzký pruh, který je na pravé straně zvýrazněný řadou puntíků. Klepnutím do tohoto pruhu zobrazíte pás karet, po klepnutí do tabulky pak Excel pás karet skryje.

■Zobrazit Karty: Excel zobrazí pruh se záložkami karet, po klepnutí na záložku zobrazíte pás vybrané karty.

■Zobrazit karty a příkazy: Tato volba zajistí zobrazení pásu karet včetně ikon jednotlivých nástrojů.

Obrázek 1.3: Nabídka nástroje Možnosti zobrazení pásu karet

1.2.2Minimalizace skupin do ikony

Uspořádání ikon nástrojů upravuje Excel podle aktuální šířky okna. Je-li okno Excelu příliš úzké, minimalizuje aplikace některé skupiny nástrojů do ikony. Proto popis cesty k jednotlivým nástrojům uvádíme ve tvaru název karty/název skupiny/název nástroje.

1.2.3Terminologie

Záložka karty je název karty uvedený bílým písmem v zeleném pruhu v horní části okna (například Domů, Vložení atd.).

Karta je světle šedý pruh, na němž jsou zobrazeny ikony jednotlivých nástrojů.

Skupina je část karty ohraničená dvěma svislými čarami. Název skupiny je uveden v dolní části karty. Na kartě Domů najdete skupiny Schránka, Písmo, Zarovnání, Číslo atd.

Obrázek 1.4: Karta Domů

1.2.4Dočasně zobrazené karty

Některé okruhy práce nevyužijete příliš často, ale vyžadují řadu nástrojů. Namátkou to může být práce s grafem, kontingenční (pivot) tabulkou, práce s obrázky… V případě, že na takové téma narazíte, Excel zobrazí v pravé části pásu karet jednu nebo více dočasných karet.

Obrázek 1.5: Dočasné karty Návrh a Formát pro práci s grafem

1.2.5Rozdělení okna

Potřebujete-li vidět v okně různé části listu, rozdělte ho na poloviny nebo na čtvrtiny a v každé části zobrazte jinou oblast listu.

■Klepněte do libovolné buňky, která je přibližně uprostřed okna.

■Klepněte na záložku karty Zobrazení a ze skupiny Okno vyberte nástroj Rozdělit. Excel vloží do okna dvojici šedých příček. Příčky přesuňte tažením myší tak, aby rozdělení okna odpovídalo vašim požadavkům.

■Pro skrytí příčky na ni poklepejte.

Po rozdělení okna se dolní a pravý posuvník rozdělí na dvě části. Použitím vhodných posuvníků tak můžete v každé části okna zobrazit požadovanou oblast.

Umístění příček se řídí následující logikou: není-li v okně zobrazena aktivní buňka (tedy buňka, do které jste naposledy klepli), umístí Excel příčky přibližně do středu okna. Je-li aktivní buňka zobrazena, umístí Excel vodorovnou příčku tak, že se kryje s horní stranou aktivní buňky, a svislou příčku tak, že se kryje s levým okrajem aktivní buňky. Umístíte-li tedy aktivní buňku do prvního viditelného sloupce (a do druhého a dalších řádků), zobrazí Excel pouze vodorovnou příčku. Je-li aktivní buňka v prvním viditelném řádku (a ve druhém nebo v některém dalším sloupci), zobrazí Excel pouze svislou příčku.

V případě, že se neobjeví jedna nebo obě příčky, zkontrolujte pozici aktivní buňky (je to buňka se zeleným rámečkem) v okně Excelu.

V postupu popisujeme také kroky platné pro Excel 2007 a vyšší. Uživatelé Excelů 2007 a 2010 mohou příčky zobrazit také tím, že zatáhnou myší za malý obdélníček, který se nachází nad horním tlačítkem se šipkou svislého posuvníku (vodorovná příčka) nebo za pravým tlačítkem se šipkou u vodorovného posuvníku (svislá příčka).

Obrázek 1.6: Okno rozdělené příčkami

1.2.6Prohlížení více listů z jednoho sešitu

Potřebujete-li zobrazit více listů z jednoho sešitu, musíte otevřít další okno Excelu, které zobrazuje stejný sešit. Starší verze Excelu (až do verze 2010) pracovaly tak, že na obrazovce bylo zobrazeno jedno okno Excelu s pásem karet, okna jednotlivých sešitů byla pak zobrazena ve zbývající části okna. Odpovídá tomu i to, že v pravé horní části okna najdete dvě sady tlačítek pro práci s oknem. Horní sada patří oknu Excelu, dolní oknu sešitu.

Nové verze Excelu (2013 a 2016) otevírají samostatná okna stejným způsobem jako například Word. Následující postup platí pro všechny verze Excelu, jen se projeví odlišným způsobem.

■Klepněte na záložku karty Zobrazení a ze skupiny Okno vyberte příkaz Nové okno. (Kontrola: podívejte se pozorně do záhlaví okna. Za názvem sešitu je za dvojtečkou číslo okna.)

■Pro uspořádání oken klepněte do libovolného okna Excelu zobrazujícího požadovaný sešit.

■Klepněte na záložku karty Zobrazení a ve skupině Okno klepněte na nástroj Uspořádat vše.

■V okně Uspořádat okna vyberte položku Vedle sebe, zaškrtněte položku Okna aktivního sešitu a klepněte na tlačítko OK.

Obrázek 1.7: Okno nástroje Uspořádat okna

Uživatelé Excelu 2007 a 2013 vidí v jednom okně vedle sebe dvě okna sešitů. Uvědomte si, že obě okna zobrazují v dolní části pruh se záložkami listů. Můžete tak v každém okně zobrazit jiný list. Uživatelé Excelu 2013 a 2016 vidí dvě samostatná okna, vedoucí do stejného sešitu.

V obou případech platí, že nezáleží na tom, ve kterém okně provedete změnu a ve kterém okně klepnete na tlačítko Uložit.

1.2.7Paralelní prohlížení

Máte-li zobrazena dvě nebo více oken sešitů Excelu, můžete zapnout synchronní posuv. Okna mohou vést do stejného sešitu, nebo může každé okno zobrazovat obsah jiného sešitu.

■V oknech, v nichž chcete použít synchronní posuv, zobrazte požadované listy, případně i požadované části listu.

■V jednom z oken, ve kterém chcete použít synchronní posuv, klepněte na záložku karty Zobrazení. Ze skupiny Okno vyberte nástroj Zobrazit vedle sebe. Máte-li otevřená více než dvě okna sešitů, Excel zobrazí okno se seznamem zbývajících oken. Vyberte to, ve kterém chcete zapnout synchronní posuv. Excel zobrazí obě okna vedle sebe a v případě, že v jednom okně posunete obsah sešitu, posune Excel stejným způsobem i obsah sešitu v druhém okně.

Všimněte si, že klepnutím na nástroj Zobrazit vedle sebe jste aktivovali dva nástroje: Zobrazit vedle sebe a Synchronní posuv (oba nástroje jsou v pásu karet nad sebou). Chcete-li vypnut synchronní posuv, klepněte na nástroj Synchronní posuv. Nyní můžete v obou oknech podle potřeby upravit oblasti, které jsou v oknech zobrazeny, a synchronní postup znovu zapnout.

Chcete-li zrušit uspořádání oken vedle sebe, klepněte na nástroj Zobrazit vedle sebe. Tím dojde i k vypnutí synchronního posunu.

1.2.8Ukotvit příčky

Seznam je tabulka uspořádaná do sloupců. V horní části seznamu jsou zobrazeny názvy sloupců. Při prohlížení delších seznamů se často stane, že názvy sloupců zmizí za horním okrajem stránky. Pomoc je jednoduchá: ukotvit příčky.

Ukázku najdete v sešitu 01_Seznamte se.xlsx na listu Ukotvené příčky.

Potřebujete-li, aby Excel trvale zobrazoval řádek číslo 1, klepněte na záložku karty Zobrazení a ze skupiny Okno vyberte nástroj Ukotvit příčky. Z nabídky tohoto nástroje vyberte příkaz Ukotvit horní řádek.

Některé tabulky mají v jednom nebo ve více prvních sloupcích zleva popisky řádků. Potřebujete-li u mnohasloupcové tabulky trvale vidět sloupec A, vyberte z nabídky nástroje Ukotvit příčky položku Ukotvit první sloupec.

Složitější tabulky mohou mít popisky sloupců i popisky řádků rozložené do několika řádků či sloupců. V takovém případě klepněte do buňky v řádku a sloupci, které se mají jako první rolovat. Všechny řádky nad a nalevo od této buňky budou trvale zobrazené.

Po klepnutí do požadované buňky vyberte z nabídky nástroje Ukotvit příčky příkaz Ukotvit příčky.

Jakýmkoliv způsobem ukotvené příčky uvolníte tím, že z nabídky nástroje Ukotvit příčky vyberete příkaz Uvolnit příčky.

Obrázek 1.8: Ukázka ukotvených příček. Při zadání příkazu k ukotvení příček byla vybraná buňka B3. Při vodorovném posunu bude trvale viditelný sloupec A, při svislém posunu budou trvale viditelné řádky 1 a 2

Table of Contents

Úvod

1 Seznamte se

1.1 Přechod ze starší verze

1.1.1 Okna více listů

1.1.2 Navigace mezi listy

1.1.3 Řekni mi, jak udělám…

1.2 Pás karet

1.2.1 Skrývání a zobrazení pásu karet

1.2.2 Minimalizace skupin do ikony

1.2.3 Terminologie

1.2.4 Dočasně zobrazené karty

1.2.5 Rozdělení okna

1.2.6 Prohlížení více listů z jednoho sešitu

1.2.7 Paralelní prohlížení

1.2.8 Ukotvit příčky

2 Práce s buňkami

2.1 Označování buněk

2.3 Ruční formátování vzhledu buňky

2.3.4 Kopírování šířky sloupců

2.4 Zákaz zápisu do buňky

2.5 Co Excel zobrazuje a co si myslí

2.5.6 Vlastní formáty

3 Formátování tabulky

3.1 Hotové formáty

3.1.1 Použití hotového formátu

3.3 Podmíněné formátování

3.3.4 Označení buněk, splňujících zadanou podmínku

3.4 Správa pravidel

3.4.2 Pořadí pravidel je důležité!

3.5 Podmíněné formátování pro pokročilé

3.5.1 Řešené příklady

4 Práce s listy a se šablonami

4.6 Šablony

5 Vzorce

5.1 Základní pravidla

5.2 Bude tam $ aneb kopírování vzorců

5.2.4 Nestačil by jeden dolar?

5.3 Vzorce pro pokročilé

5.4 Excel umí mnohem víc: použití funkcí

5.5 Vybrané funkce

5.5.1 Logické funkce

5.5.2 Matematické funkce

5.5.3 Textové funkce

5.5.4 Vyhledávací funkce

5.5.5 Informační funkce

5.5.6 Statistické funkce

5.5.7 Databázové funkce

5.5.8 Funkce pro práci s datem

5.7 Hledání chyb ve vzorcích

5.7.2 S jakými daty vzorec pracuje

5.7.5 Cyklické odkazy

6 Řazení dat

6.1 Databáze a seznamy v Excelu

6.4 Neabecední řazení

7 Filtrování dat

7.2 Jednoduché filtrování

7.3 Filtrování pro náročné

7.3.2 Porovnávací kriteriální tabulky

7.3.3 Výpočtové kriteriální tabulky

7.3.6 Nástroj Upřesnit

8 Souhrny

8.6 Tipy pro souhrny

9 Kontingenční tabulky

9.4 Změny ve výpočtech kontingenční tabulky

9.4.5 Zobrazení hodnoty v procentech

9.11 Filtrování dat zdrojové tabulky

10 Tisk rozsáhlých tabulek

10.1 Záhlaví a zápatí stránky

10.5 Nastavení pevné oblasti tisku

11 Grafy

11.2 Základní úpravy grafu

11.3 Úpravy grafu pro náročné

11.3.1 Možnosti výběru jednotlivých částí grafu

11.3.2 Formátování vybraných částí grafu

11.3.3 Další možnosti popisků

11.5 Další typy grafů

11.5.1 Minigrafy

12 Usnadněte si práci

12.1 Ovládací prvky

12.2 Omezení hodnot zapisovaných do buňky

12.3 Vložení tabulky Excelu do jiných dokumentů

12.4 Hledání řešení

12.5 Porovnání seznamů

12.6 Zjišťování duplicit

12.7 Věčný kalendář

12.8 Automatické přiřazení jednotky

12.10 Seznamy s proměnnou nabídkou dat

12.10.2 Ovládací prvky a proměnná nabídka dat

12.11 Grafy

12.11.2 Rozdělení sloupce grafu podle zadaných limitů

12.13 Vzorce s kombinovanou adresou

12.14 Podmíněné formátování

13 Přílohy