Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy

Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

Prof. Dr. Jörg Knoblauch, Holger Wöltje, Marcus B. Hausner, Martin Kimmich, Siegfried Lachmann

Time management (ukážka)

Mějte svůj čas pod kontrolou

TIRÁŽ TIŠTĚNÉ PUBLIKACE:

Přeloženo z německého originálu knihy Prof. Dr. J. Knoblaucha, H. Wöltjeho, M. Hausnera, M. Kimmicha, S. Lachmanna Zeitmanagement – 2., rozšířené vydání, vydaného nakladatelstvím Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Německo, Freiburg, 2012.

Original title: Zeitmanagement – 2., ergänzte Auflage by Prof. Dr. J. Knoblauch, H. Wöltje, M. Hausner, M. Kimmich, S. Lachmann licensed edition by the Haufe‑Lexware GmbH & Co. KG, Federal Republic of Germany, Freiburg, 2012.

Lizenzausgabe der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Bundesrepublik Deutschland, Freiburg, 2012.

© 2012, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg

All rights reserved.

Vydala Grada Publishing, a.s.

U Průhonu 22, 170 00  Praha 7

tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400

www.grada.cz

jako svou 4974. publikaci

Překlad Mgr. Daniel Helekal

Odpovědná redaktorka Mgr. Lucie N. Marková

Technická redakce a sazba Antonín Plicka

Počet stran 208

Druhé německé vydání, Freiburg 2012

První české vydání, Praha 2012

Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a. s.

© Grada Publishing, a.s., 2012

Cover Photo © fotobanka allphoto

ISBN 978-80-247-4431-5

ELEKTRONICKÉ PUBLIKACE:

ISBN 978-80-247-8328-4 (ve formátu PDF)

ISBN 978-80-247-8329-1 (ve formátu EPUB)

O autorech

Prof. Dr. Jörg Knoblauch

Přednášející a jednatel společností tempus (www.tempus.de, systémy plánování času, semináře), persolog (www.persolog.com, osobnostní profily) a tempus-Consulting. Autor knih k problematice sebeřízení, řízení času, řízení cílů a plánování profesních i životních cílů, kterých se prodalo na 400 000 výtisků a které byly přeloženy do celé řady jazyků. Nositel mnoha renomovaných ocenění v oblasti ekonomiky. Známý též z působení v televizi.

E-mail: j.knoblauch@tempus.de

Holger Wöltje

Přední německý odborník na práci s e-maily a řízení času pomocí Outlooku, BlackBerry a iPhonu. Mimo jiné pomáhá optimalizovat pracovní zvyklosti zaměstnancům společností Credit Suisse, Deutsche Post, REWE, SAP a Lufthansa. Na svých přednáškách a seminářích ukazuje uživatelům Outlooku a BlackBerry, jak mohou díky těmto systémům mít pod kontrolou své schůzky, úkoly a e-maily, a získat tak více času na to, co je pro ně skutečně důležité.

www.zeit-im-griff.de; e-mail: woeltje@zeit-im-griff.de

Prof. Dr. Jörg Knoblauch a Holger Wöltje jsou autory první části této knihy.

Marcus B. Hausner

Odborník na osobní rozvoj a rozvoj organizací s hlavním zaměřením na oblasti týmového vedení, vedení zaměstnanců, kombinované učení a LiveOnline Working.

www.marcushausner.com

Martin Kimmich

Trenér v oblastech sebeřízení, řízení času a řízení cílů, mediátor v obchodních záležitostech a životní poradce. Zaměřuje se především na koučování vedoucích pracovníků – tedy nalézání rovnováhy mezi pracovním a osobním životem, dobré návyky při rozhodování, trénink v oblasti vnímání sebe samého i druhých a vedení týmů. Je docentem na Steinbeisově univerzitě v Berlíně pro obor etika a řízení konfliktů.

www.ausgeglichener-leben.de, MK@Kimmich-Coaching.de

Siegfried Lachmann

Trenér, poradce a kouč specializující se na životní plánování a změny návyků.

Další informace naleznete na adrese www.siegfriedlachmann.de.

Holger Wöltje, Marcus B. Hausner, Martin Kimmich a Siegfried Lachmann jsou autory druhé části této knihy.

Předmluva

Míváte často pocit, že pořád jen stíháte neúprosně ubíhající čas? Honíte se od jedné schůzky k druhé? Nikdy vám nezbude volná chvilka na to, do čeho se už dlouho chcete pustit? Pokud ano, je nejvyšší čas začít se věnovat účinnému řízení času.

V této příručce se naučíte, jak si smysluplně plánovat svůj denní a týdenní program. Dozvíte se, jak si stanovovat cíle, určovat správné priority, lépe se vypořádávat se žrouty času a pracovat účelněji i účinněji. Vedle osvědčených technik pro řízení času vám zde představíme celou řadu pomůcek, které vám usnadní plánování. Na konci knihy pak najdete cvičení a kontrolní seznamy.

Naučit se dobře řídit svůj čas a dosáhnout v těchto snahách určité dokonalosti se vám rozhodně nepodaří ze dne na den. Je to úkol na celý život. Když se ale začnete řídit základními pravidly, první úspěchy na sebe nenechají dlouho čekat. S trochou disciplíny budete brzy méně ve stresu a najdete více času a volnosti dělat to, na čem vám opravdu záleží. Tak, abyste si každý den skutečně užívali, mohli pracovat na velkých změnách a krůček po krůčku se přibližovali svým životním cílům.

Prof. Dr. Jörg Knoblauch a Holger Wöltje

Část první:

Praktické tipy pro řízení času

1. Váš klíč k účinnému řízení času

„Když nevím, do jakého chci plout přístavu, není pro mne žádný vítr příznivý.“

Seneca

K profesionálnímu řízení času toho patří mnohem více, než si člověk leckdy dokáže představit.

Po krátkém rozdělovacím testu se v této kapitole dozvíte, jak:

- • si definovat a formulovat cíle,

- • pracovat účinněji,

- • si stanovovat priority a

- • mít navzdory pracovním tlakům možnost vést vyvážený život.

1.1 Otestujte si své chování

Níže na vás čeká osm krátkých otázek, které vám pomohou poznat, jak na tom jste v oblasti řízení času. Zaškrtněte spontánně číslo, které vyjadřuje vaši současnou situaci.

1. 1. Mám jasné cíle, podle nichž se za všech okolností orientuju, a vím, čeho chci dosáhnout.

1. 2. Vím, jaké klíčové úkoly jsou nezbytné k dosažení těchto cílů, a stanovuju si jednoznačné priority.

1. 3. Cítím se vyrovnaně a negativní stres dokážu rychle a úplně kompenzovat – vedu vyvážený život.

1. 4. Používám pečlivé denní a týdenní plánování, které se neustále snažím zdokonalovat.

1. 5. Mám systém časových plánů, který k tomuto plánování smysluplně využívám.

1. 6. Mám pod kontrolou rušivé elementy a věci, které mě odvádějí od práce. Hravě se dokážu vypořádat s papírováním a e-maily.

1. 7. Znám své silné a slabé stránky a vím, v jaké oblasti se mohu nejvíce zlepšit.

1. 8. K věcem přistupuju stylem „To zvládnu!“ a mám akční plán ke zlepšení svého řízení času.

Jak pracovat s příručkou

Aby vám tato příručka dala co nejvíce, zaměřte se nejprve na otázku s nejnižším počtem bodů. Právě v téhle oblasti se můžete nejvíce zlepšit a právě tahle oblast vám poslouží jako odrazový můstek k dalším změnám.

Otázky jedna až tři odpovídají nadpisům a dílčím částem této první kapitoly s názvem „Váš klíč k účinnému řízení času“. Témata otázek čtyři a pět najdete v kapitole druhé „Jak si plánovat své úkoly a čas“. Více k otázce šesté se dozvíte ve třetí kapitole nazvané „Jak si plánovat svůj den“ a otázkám sedm a osm se věnuje poslední kapitola pojmenovaná „Jak se stát pánem svého času“.

1.2 Cíle – vědět, kam se chcete dostat

Jako úvod do této kapitoly bychom vám rádi vyprávěli jednu krátkou historku.

Proč jsou cíle tak důležité

Onoho rána, 4. července 1952, bylo kalifornské pobřeží zahalené mlhou. Na ostrově Catalina, vzdáleném 34 kilometrů západním směrem, se jedna žena ponořila do vody a připravovala se na cestu směrem ke kalifornskému pobřeží, rozhodnutá zdolat tuto trasu jako první žena na světě. Jmenovala se Florence Chadwicková. Už dříve byla první ženou, která přeplavala Lamanšský průliv v obou směrech. Voda byla ledová a mlha tak hustá, že odvážná plavkyně sotva rozeznávala doprovodné lodě.

Miliony lidí Florence sledovaly prostřednictvím televizního vysílání. Několikrát bylo potřeba osamocenou plavkyni chránit před žraloky střelbou ze zbraní. Při těchto výkonech Florence nikdy příliš netrápila únava – hlavním problémem byla vždycky ledová voda.

O patnáct hodin později celá promrzlá požádala o to, aby ji z vody vytáhli. Nemohla dál. Její matka a trenér, kteří pluli v lodi kousíček od ní, ji povzbuzovali a říkali, že pobřeží už je blízko. Přesvědčovali ji, aby se nevzdávala. Jenže když plavkyně pohlédla směrem ke kalifornskému pobřeží, neviděla nic než hustou mlhu a trvala na tom, aby jí pomohli na palubu lodě. O několik hodin později, když se trochu zahřála, zjistila šokující pravdu o svém neúspěchu. Z vody ji vytáhli pouhopouhé půl míle před kalifornským pobřežím!

Když jí následně jeden z reportérů položil otázku: „Slečno Chadwicková, co vám zabránilo v tom uplavat i tu zbývající půlku míle?“ odpověděla mu: „To ta mlha. Kdybych viděla pobřeží, dokázala bych to. Jenže když jste ve vodě a cíl nikde…“

Cíle motivují

Tahle odpověď Florence Chadwickové se proslavila po celém světě. „To ta mlha. Kdybych viděla pobřeží…“ Jelikož svůj cíl neměla na očích, vzdala se těsně předtím, než dosáhla vytouženého úspěchu. Totéž se přitom dnes a denně děje mnoha lidem ve všech pracovních odvětvích a životních situacích.

Teprve jasné cíle nám umožňují dosahovat vynikajících výsledků. Jen když opravdu víte, kam se chcete dostat, můžete začít hledat tu nejlepší cestu do daného bodu a udělat první kroky správným směrem.

Proto jsou tak důležité následující otázky:

- • Jaké mám profesní cíle?

- • Jaké mám duševní cíle? (Jaké schopnosti a dovednosti se chci naučit?)

- • Jaké mám rodinné a sociální cíle?

- • Jaké mám duchovní cíle? (Co chci udělat pro svou duši? Co je smyslem mého života a mého konání?)

- • Jaké mám finanční cíle?

Když dosáhneme určitého vysokého cíle, není to pro nás jen důvodem k radosti a spokojenosti, ale zároveň nám to dodá i motivaci k dalším úspěchům.

Co způsobuje bezcílnost

Pokud nemáme žádné cíle, nemůžeme si žádným způsobem plánovat další postup. Největší úspěchy se nám vyhýbají, protože sami vlastně nevíme, čeho chceme dosáhnout a co je pro nás úspěchem. To následně vede ke zklamání a klesajícímu uvědomování si vlastní hodnoty. Výsledkem je nedostatek motivace a rozmrzelost. Tyto pocity nám berou chuť do práce i chuť stanovit si jasné cíle – a celý začarovaný kruh se tak uzavírá.

Příklad

Michal Novák má po otci, který odchází na zasloužený odpočinek, převzít vedení rodinného obchodu s pánskou módou. „Nejdřív ze všeho bych musel dát obchod pořádně do pucu,“ pomyslí si. „Všechno je tu tak staromódní!“ Jeho předsevzetí by ho však stálo mnoho času i peněz. Pan Novák není žádný rozený obchodník, a tak se dá do práce stěží na půl plynu. Pořád se nedokáže rozhodnout, jestli chce obchod opravdu vést, a tak nic nemění. Takhle uplyne několik let a pan Novák obchod nakonec z naprosté frustrace raději prodá.

Koloběh bezcílnosti

Bez cílů se člověk dostane do negativní spirály, která se neustále točí dolů a stahuje ho s sebou.

Cíle přinášejí úspěch

Existuje však jedna cesta ven. Když si začneme stanovovat cíle – zpočátku jen cíle malé a jednoduché, ale také snadno splnitelné –, můžeme najít též cestu vedoucí k úspěchu. Podaří-li se nám vytčeného cíle dosáhnout, podpoří tento prožitek úspěchu naši sebedůvěru. Začneme se cítit lépe, najdeme motivaci a do žil nám přiteče nová krev. Dostaneme chuť stanovit si nové cíle, které budou o trochu ambicióznější než ty, které se nám podařilo splnit.

Důležité je nenastavit si na začátku laťku příliš vysoko. Dosažení vytčeného cíle by rozhodně mělo vyžadovat určité úsilí, ale v každém případě musí být splnitelný (viz dále).

Mimochodem – to, že jasné a písemně stanovené cíle přinášejí úspěch, se již mnohokrát prokázalo.

Příklad: Cíle a kariéra

Pravidelně prováděná dlouhodobá studie Harvardské univerzity na téma „Životopis absolventů ve velmi dlouhém časovém horizontu“ poskytuje následující výsledky:

83 % absolventů nemělo žádné jasné kariérní cíle. Průměrný příjem této skupiny se použil jako hranice pro další srovnávání.

14 % absolventů mělo jasně stanovené kariérní cíle, ovšem nezaznamenali si je písemně. Tito absolventi vydělávali v průměru třikrát více nežli skupina první.

3 % absolventů měla jasné kariérní cíle a zaznamenali si je písemně. V průměru pak vydělávali desetinásobek.

Možná jste takto nízké procento neočekávali. Nebo snad ano? Tenhle výsledek totiž znamená, že když někoho zastavíte na ulici a zeptáte se ho, jestli má písemně zaznamenaný svůj životní cíl nebo cíl pro aktuální rok, můžete si u 97 % respondentů zaškrtnout kolonku „Ne“.

Harvardská studie cílů ovšem ozřejmuje ještě jeden důležitý fakt. Cíle začnou být naprosto jasné až po jejich písemném zaznamenání. Když má někdo v hlavě určitou představu a považuje ji za cíl, velmi se mýlí.

Napoprvé to dopadne jinak a napodruhé tak, jak jsme si představovali

Důvodem, proč se mnoho z nás cílům vyhýbá jak čert kříži, často bývá předchozí zklamání. Něco si předsevzali, ale věci se nakonec vyvinuly úplně jinak.

Krátká anekdota

Na nástupišti stojí cestující a čeká na opožděný vlak. Má mizernou náladu a k té mu nijak nepřidá psí počasí, které venku panuje. Nakonec už to nevydrží, dojde k okénku s informacemi a oboří se na zaměstnance sedícího uvnitř: „Proč máte vůbec jízdní řád, když ho stejně nikdo nedodržuje?“ Ten se na něj mile usměje a povídá: „Kdybychom neměli jízdní řád, jak byste věděl, že váš vlak má dvacet minut zpoždění?“

Tato anekdota jasně ukazuje, že jen ti, kdo mají jasný cíl, mohou zjistit, že se odchýlili ze správného směru nebo jsou na zcela špatné cestě. Mohou se pak podle situace vždy znovu rozhodnout, jak se s odchylkou od původního plánu vypořádají. Zároveň mohou někdy nastat okolnosti, které vyžadují upravení nebo zásadní změny původně vytyčeného cíle.

Naše definice práce s cíli proto zní: řízení odchylek.

Jak si formulovat cíle

Cíle mají celou řadu kritérií. Dvě z nich jsou ale klíčová, neboť právě z nich se odvozují kritéria zbývající.

- • Cíle jsou měřitelné.

- • Cíle jsou uskutečnitelné.

Měřitelnost

Měřitelnost znamená najít odpovědi na několik základních otázek. Někdy se jim říká též otázky policejní: Kdo? Co? Kolik? Kde? Kdy? Proč?

Splnitelnost

Cíle, které si stanovíte, by měly být vysoké a ambiciózní, ale ne nedostižné. „Všeho, o čem sníte, můžete dosáhnout.“ – Ať se nám to líbí nebo ne, tohle zkrátka není pravda. Každý z nás má své hranice a naprostou volnost nám neposkytují ani vnější okolnosti. Ty musíme vždy brát v potaz. Optimisticky, ale zároveň realisticky. Pro většinu z nás je například zcela nerealistické chtít za dva týdny shodit deset kilo a nenabrat je hned zpátky. Zároveň však mnoho z nás podceňuje to, čeho všeho mohou dosáhnout během několika měsíců či let. Klidně od sebe něco očekávejte. Jen když si předsevezmete velké věci, můžete dosáhnout velkých výsledků.

Formulujte si cíle pozitivně a tak, aby vás motivovaly

Abyste se mohli správně „naprogramovat“ na optimální dosažení svých cílů, musíte si je formulovat pozitivním a motivujícím způsobem. Zápory a negacemi sami sebe jen omezujete. Proto si neříkejte například: „Nechci být ještě tlustší, než už jsem,“ ale: „Na konci roku zhubnu na 85 kg a do příštího léta shodím na 80 kg.“

Kdo neví, kam míří, jen sotva cestu přečká. Půjde pořád dál, však stále dokolečka.

Christian Morgenstern

Udělejte si z přání skutečné cíle

Můžeme formulace jako „Chci se víc věnovat dalšímu studiu“ nebo „Chci být lepším otcem“ považovat za cíle? Vzpomeňte si na kritéria cílů: měřitelnost a uskutečnitelnost. Takováto prohlášení jsou jistě uskutečnitelná, ale měřitelná? Sotva.

Příklad: Formulace cílů slibující úspěch

Dobré formulace cílů, které vám zároveň rovnou pomohou udělat první krok, mohou znít například takto:

„Zítra vyrazím na univerzitu a zjistím si aktuální nabídku výuky pro dospělé. Letos složím minimálně jeden jazykový kurz a každý den se na něj budu připravovat nejméně 15 minut.“

„Od teď si každý týden – ať už se bude dít cokoliv! – v kalendáři s čtrnáctidenním předstihem vyhradím nejméně jeden termín na hodinu tenisu s dcerou. Na hřiště budeme chodit pěšky, abychom se mohli půl hodiny nerušeně bavit.“

Cvičení: Formulujte přání jako skutečné cíle

- • Někdy v budoucnu bych chtěla vyrazit na dovolenou do Ameriky.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

- • Chci ve firmě získat vedoucí pozici a vydělávat víc peněz.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

- • Chci se stát lepším manželem a udělat něco pro náš vztah. Moc málo si spolu povídáme.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

- • Kdybych někdy náhodou měl peníze, chtěl bych jezdit v Mercedesu třídy M.

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Cíle jsou měřitelné, uskutečnitelné, písemně zaznamenané a formulované motivujícím způsobem.

Podívejte se na svůj život odzadu

Následující cvičení vám pomůže poznat, co je pro vás v životě nejdůležitější a co je velmi užitečné při stanovování dlouhodobých cílů.

Cvičení věnujte nejméně 20 minut. Nejlepší přitom je vypracovat si ho písemně. Své myšlenky a výsledky si zapište, abyste se jimi mohli podvědomě zabývat a později se ke svým současným nápadům vrátit.

Cvičení: Smuteční řeč

Představte si, že za pět let budete přihlížet pohřbu. Přišlo mnoho lidí a všichni působí velmi dojatě.

Projdete kolem, se zájmem se podíváte do rakve a tam – ležíte vy. Několik přítomných se v tu chvíli vydá pronést krátkou, leč dojemnou vzpomínku na vaši počest. Nechybí mezi nimi kolega z práce, váš nadřízený, partner či partnerka, jedno z vašich dětí, jeden z vašich přátel a člen spolku nebo sociální skupiny, kde jste se angažovali. Všichni řečníci v několika větách stručně vyjádří, co jste pro ně znamenali.

Nyní si odpovězte na následující otázky: Co by o vás tito lidé ve svých proslovech asi řekli? Co byste si přáli, aby o vás řekli? Jak by vzpomínkové řeči zněly, kdybyste ve svém životě až do onoho okamžiku vůbec nic nezměnili?

Najděte si své životní a roční cíle

Nyní je třeba, abyste si našli a aktivně formulovali svůj životní a roční cíl či cíle. Pomocí výsledků předchozího cvičení budete již velmi blízko odpovědím na následující otázky. Nyní se tedy sami sebe zeptejte:

- • Čeho chci v životě dosáhnout?

- • Jaké mám sny a přání?

- • Kdo jsou nejdůležitější osoby v mém životě?

Teď se zamyslete nad tím, zda těmto osobám, snům a dlouhodobým cílům věnujete takovou pozornost, jakou si zaslouží.

Zaznamenejte si svůj životní cíl:

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Důležité přitom je, abyste svůj životní cíl či cíle nepouštěli ze zřetele ani v každodenní rutině. Neustále se proto ptejte, zda vás to, co právě děláte, k tomuto cíli přibližuje či nikoliv.

Další krok: Rozdělení cílů

Svého životního cíle či životních cílů dosáhnete jen tehdy, pokud se o to budete neustále snažit. Napište si, co konkrétně pro to hodláte dělat – v příštích dnech, měsících a v letošním roce. Plánujte přitom odshora dolů.

Od životních cílů k plánování času

Zdroj: www.tempus.de

Když velké cíle rozdělíme do více etap s dílčími metami, získáme navigační bóje, které nám pomohou zorientovat se na rozbouřeném moři. Podle nich můžeme zjistit, jakou část celé plavby jsme už urazili, a jasně uvidíme, jaký další dílčí úsek nás teď čeká. To nás chrání před tendencemi vzdát se.

Cíle – na co byste měli myslet

1. 1. Potřebujete krátkodobé cíle, abyste věděli, do čeho se dnes pustit. Potřebujete ale i dlouhodobé cíle – abyste krátko- a střednědobým cílům dali smysl a kontinuitu a svému životu požadovaný směr.

2. 2. Nenechávejte si cíle jen v hlavě. Mnohem lepší je zaznamenat si je, a to ideálně do diáře či jiné pomůcky, kterou používáte pro časové plánování. Snažte se dosáhnout rovnoměrného rozdělení času a rovnováhy všech životních oblastí (více k tomuto tématu viz kapitola 1.6).

3. 3. V každém okamžiku se soustřeďte na své cíle. Ptejte se: „Pomůže mi to, co právě dělám, v dosažení mých cílů?“ Pokud ne, začněte dělat něco jiného; něco, co vás skutečně posune dále.

4. 4. Každý den si stanovte nejméně jeden důležitý cíl a potom nepřestávejte, dokud tento denní cíl nesplníte. Takto si zakrátko zvyknete si cíle nejen vytyčovat, ale také je skutečně plnit.

5. 5. Když zjistíte, že vás na cestě k cíli něco rozhodilo nebo odhalíte chybu ve svém plánu, pokuste se najít jinou cestu, jak ke kýženému cíli dospět.
1.3 Poznejte to podstatné

Naléhavé věci jsou jen výjimečně důležité a ty důležité jsou naopak jen výjimečně naléhavé. Proto se naučte rozlišovat mezi naléhavým a důležitým. K tomu vám může pomoci i takzvaný Paretův princip.

Pravidlo 80/20 podle Pareta

Vilfredo Pareto žil v 19. století a zabýval se různými finančními otázkami – od bohatství a příjmů až po pozemky a jejich majitele. Narazil přitom na jednu skutečnost, která mu připadala nanejvýš zajímavá a důležitá. Objevil opakující se matematický poměr mezi podílem osob (v procentech celé populace) a výší příjmů či bohatstvím této skupiny. Zjistil například, že v mnoha různých zemích je 80 % majetku soustředěno ve vlastnictví 20 % obyvatelstva. U Paretova pozorování však mnohem spíše než na přesném procentuálním rozdělení záleží na skutečnosti, že rozdělení bohatství v populaci bylo prokazatelně nerovnoměrné.

Tento jev se přitom vyskytuje i ve všech ostatních oblastech života a později pronikl též do oborů jako optimalizace procesů a řízení času. Obvykle se přitom opakuje rozdělení zhruba 80:20 – 80 % důsledků bývá způsobeno 20 % příčin, 80 % výsledků dosaženo 20 % úsilí apod. Toto pravidlo se přitom dá pochopitelně vztáhnout i na rozdělení našeho času a dosažených výsledků.

Paretův princip ukazuje, že 80 % výsledků dosáhneme často s pouhými 20 % svého času.

Další příklady Paretova principu

20 % zákazníků generuje 80 % obratu.

20 % produktů přináší 80 % zisku.

20 % povrchu koberce trpí 80% opotřebením.

v 20 % výroby vzniká 80 % chyb.

80 % vytvořené hodnoty pramení z 20 % nasazených sil a zbylých 20 % vytvořené hodnoty ze zbývajících 80 % nasazených sil.

Soustřeďte se tedy na těch málo opravdu důležitých věcí. Abychom se v životě dostali kupředu, nemusíme dělat všechno a zvládnout každý úkol. Odfiltrujte si jen to nejdůležitější.

Od účinnosti k účelnosti

Účinnost rovná se „dělat věci správně“. A sice tak, že ve vymezeném čase dospějeme k co možná nejlepšímu výsledku. Toho dosáhneme optimalizováním nezbytných činností tak, abychom je zvládali co nejlépe a nejrychleji.

Účelnost rovná se „dělat ty správné věci“. Když chceme dosáhnout nějakého účinku nebo výsledku, měli bychom dělat to, co nás dovede přímo tam, kam se chceme dostat. Účelně pracujeme tehdy, když se nejprve postaráme o nejdůležitější záležitosti, které je třeba vyřídit, aby nezapadly v lavině ostatních úkolů. Pracovat účelně znamená především soustředit se na úkoly, které přinášejí největší úspěchy.

Účinná práce: děláte věci správně?

Příklad: Účinná a účelná práce

Musíte-li psát mnoho e-mailů, určitě vám k vyšší účinnosti pomůže, když budete umět psát všemi deseti. Čas při zpracovávání e-mailů šetří též techniky rychločtení, kurzorického čtení a funkce podpisu ve vaší poštovní aplikaci.

To všechno je sice pěkné a nepochybně důležité, ale přesto vám účinný způsob práce sám o sobě nepomůže, když ve schránce po pěti týdnech dovolené najdete několik set nových zpráv. Tady může pomoci už jen účelný přístup. Najdete si ty nejdůležitější zprávy a těm se budete věnovat jako prvním. Ostatní protřídíte podle odesilatele a budete se jimi zabývat později nebo jakmile začnou být relevantní. Všechnu reklamu bez váhání smažete. Stejný přístup můžete použít i pro všemožné webové bulletiny a newslettery – případně si je můžete překopírovat do speciální složky a věnovat se jim, až na to budete mít čas, atd. Tento výběr spadá do kategorie účelné práce.

Účelná práce: Kdo dělá to, co je třeba, šetří čas.

Cvičení

- • Popište dvě činnosti, při nichž musíte pracovat především účelně.

1. ________________________________________________________

2. ________________________________________________________

1.4 Správné nastavení priorit

Ve slově priorita je obsaženo latinské slovo „prio“ (před). Určování priorit pak znamená rozhodovat se každý den znovu o tom, co byste chtěli vyřídit nebo musíte udělat před všemi ostatními věcmi, abyste dosáhli svých cílů.

Práce podle Eisenhowerova principu

Eisenhowerův princip vám pomůže přistupovat k úkolům, které vás čekají, systematicky podle jejich priority. Prvním krokem v tomto směru je položit si otázku: Jsou tyhle záležitosti důležité, nebo naléhavé?

Díky Paretovu principu už víme, že zhruba 20 % věcí v našem životě jsou věci skutečně důležité. Zbylých 80 % jsou pak záležitosti spíše podružné. Naneštěstí ale také velmi často bývají naléhavé.

Důležité činnosti vás přibližují k vašim cílům. Naléhavé záležitosti pouze vyžadují nebo připoutávají vaši okamžitou pozornost, aniž by přitom měly výraznější vliv na vaše cíle. Nejdůležitější z vašich úkolů a činností, tedy ty, které mají největší vliv na váš úspěch a dosažení vašich cílů, nesmějí být nikdy odsunuty do pozadí méně podstatnými záležitostmi.

Bohužel však všichni máme tendence věnovat se nejprve podružnostem. Dokumenty ležící na stole nás lákají mnohem více než dlouhé dny odkládaný zásadní projekt.

Vybírejte si proto především úkoly, které mají největší vliv na váš úspěch. Právě při tom vám pomohou priority.

Lepších výsledků dosáhnete jen tehdy, budete-li věnovat více času skutečně důležitým záležitostem.

Malý test: Důležité, nebo naléhavé?

Zaškrtněte správnou odpověď (vždy jen jednu možnost):

1. 1. Dali jste si předsevzetí pracovat na svých ročních cílech. Ty ale zatím pořád leží v šuplíku.

Důležité, nebo naléhavé?

1. 2. Právě přinesli noviny. Hned si je přečíst je

důležité, nebo naléhavé?

1. 3. Rozhodli jste se, že alespoň jednou za rok budete chodit k zubaři. Rok je pryč a u zubaře jste se neukázali.

Důležité, nebo naléhavé?

Table of Contents

O autorech

Předmluva

Část první:Praktické tipy pro řízení času

1. Váš klíč k účinnému řízení času

1.1 Otestujte si své chování

Jak pracovat s příručkou

1.2 Cíle – vědět, kam se chcete dostat

Proč jsou cíle tak důležité

Cíle motivují

Co způsobuje bezcílnost

Koloběh bezcílnosti

Cíle přinášejí úspěch

Napoprvé to dopadne jinak a napodruhé tak, jak jsme si představovali

Jak si formulovat cíle

Měřitelnost

Splnitelnost

Formulujte si cíle pozitivně a tak, aby vás motivovaly

Udělejte si z přání skutečné cíle

Cvičení: Formulujte přání jako skutečné cíle

Podívejte se na svůj život odzadu

Cvičení: Smuteční řeč

Najděte si své životní a roční cíle

Další krok: Rozdělení cílů

Od životních cílů k plánování času

Cíle – na co byste měli myslet

1.3 Poznejte to podstatné

Pravidlo 80/20 podle Pareta

Od účinnosti k účelnosti

Cvičení

1.4 Správné nastavení priorit

Práce podle Eisenhowerova principu

Malý test: Důležité, nebo naléhavé?

Rozdělení činností podle priorit

Takto vypadá hierarchie priorit podle Eisenhowera

Určování priorit – jak na to?

Test: Vybíráte si správné priority?

1.5 Jak úspěšně říkat ne

Úkol pro vás

1.6 Najděte životní rovnováhu

Kde musím čelit tlaku?

Dostaňte životní role do rovnováhy

Nesnažte se plnit víc než sedm rolí

Sestavte si svůj „velký plán“

Proč se zaobírat smyslem života?

Proč a pro co žijete?

Jak se vyhnout vyhoření?

Duševně podmíněná únava

15 minut denně pro vyšší kvalitu života

Broušení pily

Dopřejte si den volna

2. Jak si plánovat své úkoly a čas

2.1 Získejte plánováním čas navíc

2.2 Stanovení časových potřeb a časového rozpočtu

Kolik času si rozplánovat?

2.3 Denní plánování – jak na to?

Orientujte se podle své výkonnostní křivky

Jak si připravovat denní plán

2.4 Jak na týdenní plánování

Plánování podle principu oblázků

2.5 Práce s kontrolními seznamy

Jak a kdy je možné používat kontrolní seznamy?

2.6 Plánovací diáře a chytré telefony

Přehled různých systémů

Papír nebo elektronika?

3. Jak si plánovat svůj den

3.1 Boj proti žroutům času

Jak omezit rušivé prvky a přerušování

Jak překonat „odsouvatidu“

3.2 Jak účinněji vést mítinky a telefonáty

Jak udělat mítinky co nejúčinnější?

3.3 Naučte se delegovat

Jak úspěšně delegovat

3.4 Udělejte si pořádek na pracovním stole

Šetřete čas při čtení

3.5 Jak zvládat záplavu e-mailů

4. Jak se stát pánem svého času

4.1 Jaký typ řízení času vám vyhovuje?

4.2 Jak změnit své zažité zvyklosti

Na vašem přístupu záleží

Nejdůležitější ze všeho je motivace

Jak přijít na účinné strategie

Využívání seminářů a koučování

Část druhá: Trénink řízení času

5. Jak si stanovovat vlastní cíle a priority

5.2 Proč jsou cíle tak důležité

Řešení

5.3 Formulujte si měřitelné a reálné cíle

Řešení

5.4 Zpětný pohled na život

Řešení

5.5 Používejte Paretův princip 80/20

Řešení

5.6 Správné nastavení vlastních priorit

Řešení

5.7 Jak úspěšně říkat ne

Řešení

6. Odstraňte blokády – najděte rovnováhu

6.2 Jak omezit ztráty třením

Řešení

6.3 Omezte rušivé prvky

Řešení

Řešení

6.4 Dost bylo odsouvání!

Řešení

6.5 Jak lépe zvládat tlak a stres

Řešení

6.6 Rovnováha díky životním kloboukům

Řešení

6.7 Čas pro mě a mou rodinu

Řešení

7. Úspěšné jednání díky optimálnímu plánování

7.2 Zjistěte si časovou potřebu a časový rozpočet

Řešení

7.3 Respektujte svou výkonnostní křivku

Řešení

7.4 Jak si usnadnit život pomocí kontrolních seznamů

Řešení

7.5 Efektivita díky týdennímu plánování

Řešení

7.6 Získejte čas díky dennímu plánování

Řešení

8. Tipy pro přežití v kanceláři

8.2 Tipy pro telefonování

8.3 Jak zvýšit efektivitu jednání

8.4 Ano, delegování se dá naučit

Řešení

Řešení

8.5 Čtení a učení

8.6 Od plného stolu ke stolu prázdnému

Řešení

8.7 Záchranný kruh proti záplavě e-mailů

Řešení

Řešení

9. Začátek změn

9.2 Získejte pozitivní přístup

9.3 Mentorování – vést druhé k úspěchu

Řešení

9.4 Převezměte odpovědnost

Řešení

Řešení

9.5 Buďte P.R.O. aktivní

Řešení

Řešení