Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy

Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

prof. Ing. Václav Vybíhal, CSc., a kolektiv

MZDOVÉ ÚČETNICTVÍ 2013 – praktický průvodce (ukážka)

Jednotlivé kapitoly:

prof. Ing. Václav Vybíhal, CSc. – kapitoly 1, 2, 3, 6 (6.3 až 6.5), 8, 9, 10, 11, 12, 13

JUDr. Jan Přib – kapitoly 5, 6 (s výjimkou 6.3 až 6.5), 7

Ing. Tom Bernreiter – kapitola 4

TIRÁŽ TIŠTĚNÉ PUBLIKACE:

Vydala GRADA Publishing, a.s.

U Průhonu 22, Praha 7, jako svou 5 085. publikaci

Realizace obálky Vojtěch Kočí

Sazba Jan Šístek

Odpovědná redaktorka Ing. Michaela Průšová

Počet stran 464

Šestnácté vydání, Praha 1998, 2000, 2000, 2001, 2002, 2003, 2004,2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013

Vytiskla tiskárna Tisk Centrum, s. r. o., Moravany

© Grada Publishing, a.s., 2013

ISBN 978-80-247-4627-2

ELEKTRONICKÉ PUBLIKACE:

ISBN 978-80-247-8383-3 (ve formátu PDF)

ISBN 978-80-247-8384-0 (ve formátu EPUB)

Předmluva

Poptávka po knize Mzdové účetnictví – praktický průvodce na knižním trhu v České republice je jedním z důvodů, proč pravidelně nabízíme odborné veřejnosti aktualizované a doplněné vydání této publikace, která je určena především mzdovým účetním. Praktickým průvodcem se však zcela jistě stane širšímu okruhu čtenářů, zejména ekonomům, podnikatelům, manažerům, advokátům, odborným pracovníkům státní správy a místních samospráv a v neposlední řadě i posluchačům prezenčního, kombinovaného a distančního studia na fakultách ekonomického zaměření a ostatním zájemcům o problematiku, se kterou se každodenně setkávají mzdové (mzdoví) účetní a další pracovníci ekonomických úseků širokého spektra organizací.

Značný rozsah naznačené problematiky, stupeň náročnosti její sémantické aplikace v praxi, hustota novel a rozmanité spektrum předpisů vedly autory k rozhodnutí usnadnit širokému okruhu potenciálních zájemců cestou knižního zpracování potřebnou orientaci ve složitě konstruovaných předpisech. V neposlední řadě autoři uvítají, stane-li se kniha nepostradatelným pomocníkem pro účetní praktikanty, začínající účetní a ekonomy při zvládání náročných situací při přechodu z prostředí teoretické a praktické přípravy na odborných školách do prostředí, vyžadujícího samostatnou a odpovědnou práci na určitých pozicích v podnikatelských subjektech a jiných organizacích.

Kniha obsahuje poměrně široký okruh informací, které jsou orientovány na otázky spojené s pracovním právem a zaměstnaností, se mzdovou problematikou včetně zdravotního, důchodového a nemocenského pojištění i zdanění příjmů ze závislé činnosti, se široce frekventovanými otázkami náhrad cestovních výdajů, státní sociální podpory a pomoci v hmotné nouzi i účtování o mzdách.

Všechny kapitoly byly aktualizovány k 1. 1. 2013, přičemž výrazněji byly přepracovány kapitoly 2 (pracovní právo a zaměstnanost), 3 (mzdové problematika – zejména příklady), 6 (důchodové pojištění) a 11 (státní sociální podpora). Ze státní sociální podpory byly vyčleněny dávky pěstounské péče, které jsou od 1. 1. 2013 součástí textu zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí. Nově je do textu této publikace zařazena kapitola 12., zaměřená na dávky pomoci v hmotné nouzi a kapitola 13., pojednávající o státní sociální péči, především pak o dávkách pěstounské péče, o dávkách poskytovaných osobám se zdravotním postižením a o příspěvku na péči. Dílčí úpravy oproti patnáctému vydání byly provedeny v pasážích o veřejném zdravotním pojištění, o nemocenském pojištění, o dani z příjmů ze závislé činnosti a z funkčních požitků a o náhradách cestovních výdajů. Aktualizovány byly přílohy této publikace.

Autoři byli vedeni upřímnou snahou poradit čtenářům, jak se v praxi co nejlépe vypořádat se širokým okruhem otázek, souvisejících přímo i zprostředkovaně se mzdovým účetnictvím. Předkládají text, který pouze neparafrázuje jednotlivá ustanovení daných předpisů, ale jsou zde zakotveny příklady z praxe a ztělesněny poznatky získané autory při jejich několikaleté lektorské činnosti v kursech, pořádaných agenturami v Čechách a na jižní Moravě. Možná čtenáři najdou v textu i kvalifikované odpovědi na otázky, které v těchto kursech byly nastoleny nebo které se teprve chystají lektorům položit.

Přáli bychom si, aby publikace přispěla i k větší akceleraci zájmu o náročnou problematiku mzdového účetnictví v řadách nastupující mladé generace účetních.

Brno, leden 2013

Za autory Václav Vybíhal

Seznam použitých zkratek

ADZ antidiskriminační zákon

CHF švýcarský frank

ČNB Česká národní banka

ČNR Česká národní rada

ČR Česká republika

ČSSZ Česká správa sociálního zabezpečení

ČSÚ Český statistický úřad

DVZ denní vyměřovací základ

ELDP evidenční list důchodového pojištění

ES Evropské společenství

EU Evropská unie

EUR euro

GBP anglická libra

IČ identifikační číslo

IOLDP informativní osobní list důchodového pojištění

Kč česká koruna

MěSSZ Městská správa sociálního zabezpečení

MF Ministerstvo financí

MHD Městská hromadná doprava

MPSV Ministerstvo práce a sociálních věcí

NKÚ Nejvyšší kontrolní úřad

ObchZ obchodní zákoník

OÚORP obecní úřad obce s rozšířenou působností

OBZP osoba bez zdanitelných příjmů

ODÚDP osoba dobrovolně účastná důchodového pojištění

OECD Organizace pro hospodářskou spolupráci a rozvoj

OSSZ Okresní správa sociálního zabezpečení

OSVČ osoba samostatně výdělečně činná

PPM peněžitá pomoc v mateřství

PSSZ Pražská správa sociálního zabezpečení

RDVZ redukovaný denní vyměřovací základ

SRN Spolková republika Německo

ÚP úřad práce

VPTM vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství

VZZ vyměřovací základ zaměstnance

ZCN zákon o cestovních náhradách

ZDP zákon o důchodovém pojištění

ZDPř zákon o daních z příjmů

ZNP zákon o nemocenském pojištění

ZP zákoník práce

ZPSZ zákon o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti

ZSSP zákon o státní sociální podpoře

1. Role mzdových účetních ve firmě

S rozvojem podnikatelských aktivit v rámci širokého spektra organizačně-právních forem podnikání, s rozšiřováním výrobních kapacit a nabídky služeb vzniká v praktické činnosti podnikatelských subjektů, ale i subjektů veřejného sektoru potřeba zaměstnávat pracovníky a ze zcela pochopitelných důvodů jim za práci vykonanou pro zaměstnavatele vyplácet mzdu.

Zpravidla teprve v okamžiku, kdy fyzická nebo právnická osoba začne někoho zaměstnávat, dospěje k poznání, že před ní vyvstává nelehký úkol dostát široké bázi různých předpisů, které se váží k zaměstnanosti, k pracovnímu právu, k problematice zdanění příjmů ze závislé činnosti (včetně otázek souvisejících se zdravotním a sociálním pojištěním), k okruhu otázek orientovaných na zákonné nároky náhrad cestovních výdajů spojených s pracovní cestou, k účtování o mzdách a k problematice vystavování různých potvrzení pro nároky zaměstnance na státní sociální podporu.

Je zřejmé, že při vyšším nebo narůstajícím počtu zaměstnanců se vrcholové vedení každého podnikatelského subjektu musí se vší vážností zabývat rolí, tj. úlohou mzdových účetních ve firmě. Uvědomuje si totiž, že musí v této osobě nebo osobách najít spolehlivý opěrný bod, schopný metodicky, věcně i prakticky zvládnout široký okruh předpisů, souvisejících se zaměstnáváním pracovníků.

Podnikatelský subjekt se totiž v roli zaměstnavatele dostává do pozice plátce daně, od něhož se vyžaduje perfektní znalost všech předpisů z již naznačeného okruhu předmětné problematiky. Každý jednotlivý nedostatek se může podnikatelskému subjektu vrátit v podobě sankce, která má mnohdy velmi nepříjemný dopad na celkové hospodaření firmy a v neposlední řadě i na její „image“.

V obdobných intencích je třeba chápat tuto problematiku rovněž u organizačních složek státu a příspěvkových organizací či subjektů, které nebyly založeny za účelem podnikání.

Naznačené důvody povedou zcela jistě management firmy či vedení organizace k pečlivému výběru mzdové účetní, resp. mzdového účetního. Lze bezesporu tvrdit, že tato funkce patří mezi takové, které kladou poměrně vysoké nároky nejen na pracovní vypětí, ale i na úroveň samovzdělávání a přirozeného požadavku na sledování poměrně častých změn v právních předpisech včetně detailního rozlišování účinnosti těchto změn a jejich promítnutí do mzdové evidence a jiných materiálů, s nimiž mzdové (mzdoví) účetní, ale i management firmy pracují.

Mzdové (mzdoví) účetní zodpovídají často nejen za správné a včasné administrativní zabezpečení vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, ale i vztahu mezi zaměstnavatelem a orgány a institucemi správy zdrojů veřejných rozpočtů a musejí kvalitou a včasností své práce dobře vycházet se zaměstnanci podniku, kteří poměrně často přicházejí ke mzdovým účetním se svými požadavky.

Role mzdových účetních ve firmě by měla v podstatě korespondovat s jejich pracovní náplní, i když se dá bez nadsázky uvést, že jejich úloha je z hlediska personálně-psychologického kdesi za hranicemi pouhé pracovní náplně, zejména pokud jde o rovinu mezilidských vztahů. V této souvislosti bylo již užito přeneseného pojmu „opěrný bod“, a snad i v této úrovni chápání lze vymezit úlohu mzdových účetních ve firmě.

Rozsah činnosti mzdových účetních lze charakterizovat takto:

1) Provádějí:

• náročné práce v oblasti ucelené mzdové agendy;

• srážku a odvod měsíční zálohy na daň z příjmů ze závislé činnosti místně příslušnému správci daně a odvod vybíraný formou srážky daně (finančnímu úřadu);

• srážky zdravotního a sociálního pojištění a jejich odvod příslušným zdravotním pojišťovnám a okresní (městské) správě sociálního zabezpečení;

• zápis všech předepsaných údajů do mzdových listů;

• zúčtování daňových záloh na podkladě žádosti ze strany zaměstnance;

• výpočet odměn na základě dohod o provedení práce a o pracovní činnosti;

• výpočty denních vyměřovacích základů pro dávky nemocenského pojištění a jejich předání příslušné OSSZ.

2) Vyhotovují:

• mzdové listy pracovníků;

• evidenční listy důchodového zabezpečení zaměstnanců;

• hlášení o pracovních a nepracovních úrazech bezpečnostnímu technikovi;

• čtvrtletní a roční hlášení o pracovní neschopnosti pro nemoc a úraz, které zasílají Českému statistickému úřadu;

• potvrzení pro soudy, spořitelny a banky, pojišťovny, různé úřady, posudkové komise a jiné subjekty;

• potvrzení pro zaměstnance, obsahující roční a čtvrtletní příjmy a další údaje, potřebné k žádosti pro přiznání dávek státní sociální podpory;

• potvrzení o zdanitelných příjmech;

• záznam s výpočtem ušlého výdělku na příslušném tiskopisu pro pojišťovnu;

• mzdové a evidenční listy za účelem záznamní povinnosti, vztahující se k dohodám o pracovní činnosti, a to na základě předaných podkladů.

3) Zakládají:

• výplatní lístky všech pracovníků do jejich mzdových listů;

• prohlášení k dani zaměstnanců včetně všech potvrzení, která jsou stanovena pro přiznání nezdanitelných částek, slev na dani a daňového zvýhodnění na dítě.

4) Sledují:

• veškeré změny, vyplývající z úprav právních předpisů a dotýkající se zaměstnávání pracovníků;

• věcnou a formální správnost předložených dokladů.

5) Zúčastňují se:

• kursů, školení, seminářů a konzultací zaměřených na oblast daní z příjmů fyzických osob, sociálního a zdravotního pojištění, mzdové problematiky, zaměstnanosti aj.

6) Zpracovávají na počítači:

• veškerou mzdovou agendu včetně podkladů pro dávky nemocenského pojištění;

• měsíční změny ve srážkách;

• zadání odstupného, mezd a jejich složek, platů, dovolené, studijního volna, informací o mateřské dovolené a další mateřské dovolené, refundace mzdy, neplaceného volna a překážek v práci placených ze zákona.

7) Odvádějí:

• měsíčně na účet okresní (městské) správy sociálního zabezpečení sociální pojistné;

• měsíčně zdravotní pojištění na účty jednotlivých zdravotních pojišťoven;

• z příjmů, které jsou předmětem daně a nejsou od daně osvobozeny, měsíční daňovou zálohu nebo daň, vybíranou formou srážky na příslušný účet, vedený pro finanční úřad.

8) Vyřizují:

• korespondenci.

9) Zajišťují:

• zpracování výplat mimořádných odměn, odměn při pracovním a životním výročí, odměn za řešení výzkumných či jiných úkolů, autorských honorářů aj.

10) Předkládají:

• každoročně zaměstnancům k podpisu nejpozději do 15. února prohlášení k dani včetně požadavku na vyznačení a doplnění změn;

• každoročně zaměstnancům k ověření, podpisu a předání evidenční listy důchodového pojištění, do kterých v termínu do 30. dubna zapisují předepsané údaje.

11) Odesílají:

• evidenční listy zaměstnance na okresní (městskou) správu sociálního zabezpečení a předávají ELDP rovněž zaměstnancům.

12) Kontrolují:

• převodní příkazy odvodu zdravotního a sociálního pojištění, půjček, spoření, ostatních pojištění, srážek pro odborové organizace, penzijního připojištění, životního pojištění, darů;

• dobírky zasílané poštou.

13) Zodpovídají:

• za přesné zavádění srážek z platů zaměstnanců do počítače;

• za včasné provedení všech úkonů mzdové účetní (mzdového účetního);

• za přípravu dokladů pro založení a archivaci.

Uváděný výčet úkolů, které ve firmě běžně plní mzdové (mzdoví) účetní, nemusí být stoprocentně vyčerpávající a úplný. Měla by z něho však přirozeně vyplynout šíře odborného záběru a úloha mzdových účetních jak v podnikatelských subjektech, tak v organizacích, které mají jiné cíle a poslání, než je podnikání.

Mzdové (mzdoví) účetní potřebují pro zabezpečení naznačeného širokého spektra úkolů a povinností mít k dispozici určitý rozsah informací o zaměstnancích, vhodně uspořádaných a strukturovaných tak, aby mohli přesně a včas zpracovat mzdy a provést celou řadu dalších potřebných operací. Ve své evidenci musí zaměstnavatel povinně vést následující okruh údajů:

• příjmení (včetně všech příjmení dřívějších), jméno, datum a místo narození, místo trvalého pobytu, rodinný stav;

• rodné číslo;

• den vzniku a skončení pracovního nebo členského či jiného pracovněprávního vztahu k zaměstnavateli;

• dobu pracovní neschopnosti pro nemoc nebo pro úraz;

• dobu karantény;

• dobu mateřské dovolené, dobu další mateřské dovolené a dobu pobírání PPM nebo VPTM;

• dobu pobírání ošetřovného;

• dobu neplaceného pracovního volna, poskytnutého zaměstnavatelem pro účely studia při zaměstnání nebo kombinované formy studia nebo pro účely odborného školení;

• dobu pracovního volna bez náhrady mzdy, poskytnutého z jiných důvodů;

• kalendářní dobu, po kterou občan pobíral dávky nemocenského pojištění nahrazující příjem z výdělečné činnosti;

• záznamy o pobírání starobního důchodu, plného invalidního nebo částečně invalidního důchodu s vyznačením, kdo jej vyplácí, číslo rozhodnutí o přiznání důchodu, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti;

• údaje o zálohách vyplacených za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti, náležejících za pracovní úraz;

• údaje o zvláštních příspěvcích vyplácených horníkům;

• údaje o dětech zaměstnance, jimž je poskytováno daňové zvýhodnění na dítě formou slevy na dani či daňového bonusu.

Výše uvedenou rozsáhlou evidenci zaměstnavatele pochopitelně vedou mzdoví účetní, kteří z ní vycházejí nejen při zpracovávání mezd, ale i v případech, kdy zaměstnanci přicházejí se žádostí o vydání různých potvrzení.

K významné roli účetních ve firmě patří také sledování a zabezpečování určitých úkonů při vzniku pracovního poměru (1), při nástupu každého nového zaměstnance (2), při výstupu zaměstnance (3), v závěru každého kalendářního měsíce (4) a v závěru každého roku (5). Jaké úkony a v jakých termínech jsou účetní povinni zabezpečit ve výše uvedených etapách, je uvedeno v následující tab. 1.1.

Tab. 1.1 Přehled úkonů prováděných mzdovými účetními, s termíny a místem určení

(1) Povinnosti zaměstnavatele

Instituce

Úkon

Termín

Finanční úřad

Registrační povinnost plátce daně

Do 15 dnů od vzniku povinnosti srážet daň nebo zálohy na daň

Správa sociálního zabezpečení

Registrační povinnost

Do 8 kalendářních dnů

Zdravotní pojišťovna

Registrační povinnost

Do 8 kalendářních dnů

Správa sociálního zabezpečení

Registrace každé mzdové účtárny nebo její zrušení

Do 8 kalendářních dnů

Správa sociálního zabezpečení

Ohlášení, že firma přestala být zaměstnavatelem

Do 8 kalendářních dnů

(2) Nástup nového zaměstnance

Úkon

Termín

Místo určení

Shromáždit osobní údaje a uzavřít pracovní smlouvu s platovým výměrem

Nejpozději v den nástupu do práce

Zůstává založeno u zaměstnavatele

Vyplnění evidenčního listu důchodového pojištění

Před odesláním orgánům sociálního zabezpečení

Předává se zaměstnanci a odesílá se OSSZ

Přihláška k sociálnímu pojištění

Do 8 dnů

Místně příslušná správa sociálního zabezpečení

Přihláška k platbě pojistného na zdravotní pojištění

Do 8 dnů

Příslušná zdravotní pojišťovna zaměstnance

Předat zaměstnanci (poplatníkovi) k podpisu prohlášení k dani

Do 30 dnů po vstupu do zaměstnání a každoročně do 15. února na běžné zdaňovací období

Zůstává založeno u zaměstnavatele

Shromáždit údaje, které má obsahovat mzdový list

Při nástupu

Zůstává založeno u zaměstnavatele

Zjistit, u které zdravotní pojišťovny je zaměstnanec pojištěn

Při nástupu

Zůstává založeno u zaměstnavatele

Oznamovat skutečnosti rozhodné pro platbu zdravotního pojištění státem

Do 8 dnů od vzniku této skutečnosti

Příslušná zdravotní pojišťovna

Zaměstnanec se zaváže oznamovat změnu zdravotní pojišťovny

Při nástupu

V pracovní smlouvě

(3) V průběhu trvání pracovního poměru

Úkon

Termín

Místo určení

Přijímat žádosti zaměstnanců o dávky nemocenského pojištění a předávat je spolu s dalšími údaji (denní vyměřovací základ, vyloučené dny)

Průběžně

Místně příslušná OSSZ

Poskytovat součinnost příslušné OSSZ

Průběžně

Pověření zaměstnanci OSSZ

Vést evidenci o zaměstnancích účastných nemocenského pojištění a uschovávat údaje po dobu 10 roků následujících po roce, kterého se týkají

Průběžně

Zaměstnavatel

Ve styku s OSSZ používat přidělený variabilní symbol

Průběžně

OSSZ

Ohlásit každou změnu

Do 8 kalendářních dnů

OSSZ

Dostavit se k provedení kontroly (zaměstnavatel s méně než 26 zaměstnanci)

Na výzvu OSSZ

OSSZ nebo jiné určené místo

Sdělit příslušné OSSZ a ošetřujícímu lékaři informace o zařízení závodní preventivní péče a pracovním zařazení, náplni práce a pracovních podmínkách dočasně práce neschopného zaměstnance (ve spolupráci s personálním oddělením)

Průběžně

OSSZ, ošetřující lékař

(4) Výstup zaměstnance

Úkon

Termín

Místo určení

Žádost o rozvázání pracovního poměru

Dohodou podle zákoníku práce

Zaměstnavatel, zaměstnanec do vlastních rukou

Odhláška ze sociálního pojištění

Do 8 dnů

Příslušná správa sociálního zabezpečení

Odhláška ze zdravotního pojištění

Do 8 dnů

Příslušná zdravotní pojišťovna zaměstnance

Vyplněný evidenční list

Do 8 dnů po vyúčtování výdělku

Příslušná správa sociálního zabezpečení, zaměstnanec po skončení kalendářního roku (nejpozději do 30. dubna)

Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti a z funkčních požitků a o sražených zálohách na daň

Do 10 dnů od podání žádosti poplatníka

Zaměstnanec do vlastních rukou, zaměstnavatel uschová kopii dokladu

Potvrzený zápočtový list

Při výstupu z pracovního poměru

Zaměstnanec

Pracovní posudek na žádost zaměstnance

Do 15 dnů ode dne předání žádosti

Zaměstnanec

(5) Závěr měsíce

Úkon

Termín

Místo určení

Stanovit výplaty, připravit souhrnný mzdový list, připravit výplatní pásky pro zaměstnance a zpracovat mzdovou uzávěrku pro účetnictví a archivaci

Ve stanovený den výplaty nebo do 8 dnů po skončení příslušného měsíce, pokud není stanoven výplatní termín

Zůstává založeno u zaměstnavatele (v případě výplatní pásky je tato předána s výplatou zaměstnanci)

Odvod sociálního pojištění

(6,5 % + 25 %), případně více % při zapojení zaměstnance do penzijní reformy

Dtto

Na účet příslušné správy sociálního zabezpečení

Odvod zdravotního pojištění

(4,5 % + 9 %)

Dtto

Na účet příslušné zdravotní pojišťovny zaměstnance

Výkon rozhodnutí srážkou ze mzdy

Ve stanovený den výplaty

Oprávněná osoba

Srazit zálohu na daň z mezd zaměstnanců

Při výplatě nebo připsání mzdy poplatníkovi

Záznamy zůstávají u zaměstnavatele, sraženou zálohu má zaměstnanec vyznačenu na výplatní pásce

Srazit daň vybíranou zvláštní sazbou

Při výplatě, poukázání nebo připsání mzdy ve prospěch poplatníka

Záznamy u zaměstnavatele

Odvést měsíční zálohy na daň z příjmů ze závislé činnosti a z funkčních požitků

Do 20. dne kalendářního měsíce, v němž povinnost srazit zálohy vznikla. Z příjmů vyplácených poplatníkovi prostřednictvím osoby se sídlem nebo s bydlištěm v zahraničí odvede plátce úhrn částek, které měly být jako zálohy na daň sraženy, nejpozději do 20. dne po uplynutí kalendářního měsíce, v němž o závazku účtuje v souladu s platnými účetními předpisy. Správce daně může stanovit lhůtu pro odvod zálohy jinak, lhůta však nesmí přesáhnout poslední den kalendářního měsíce, v němž povinnost srazit zálohy vznikla.

Místně příslušný finanční úřad

Odvod daně vybírané srážkou

Do konce měsíce následujícího po dni, kdy plátce byl povinen srážku provést

Místně příslušný finanční úřad

Provedení rekapitulace o sražených zálohách a daní srážených podle zvláštní sazby daně

Za každý kalendářní měsíc i za celé zdaňovací období

Zůstává založeno u zaměstnavatele

Vrátit poplatníkovi přeplatek na dani nebo záloze na daň

Nejpozději při účtování mzdy za březen, je-li částka vyšší než 50 Kč. O vrácený přeplatek sníží plátce daně nejbližší odvody záloh správci daně, nejdéle do konce zdaňovacího období, pokud nepožádá o vrácení přeplatku místně příslušného správce daně. Případný nedoplatek z ročního zúčtování záloh se poplatníkovi nesráží.

Místně příslušný finanční úřad (snížení odvodu daňových záloh v nejbližším termínu)

Vybrat u poplatníka nedoplatek na dani nebo záloze na daň

– nebyla sražena záloha ve stanovené výši, následující měsíc, nejpozději do 31. 3. po uplynutí roku

– daň nebyla sražena ve stanovené výši z viny poplatníka dodatečně spolu s příslušenstvím daně do 3 let od konce zdaňovacího období, v němž k nesprávné srážce došlo

V případech, kdy nebyla sražena:

– daň ve stanovené výši, pokud neuplynulo od doby, kdy daň byla nesprávně sražena, 12 měsíců

– záloha ve stanovené výši, pak je to následující měsíc, nejpozději do 31. 3. po uplynutí roku

– daň ve stanovené výši z viny poplatníka dodatečně spolu s příslušenstvím daně do 3 let od konce zdaňovacího období, v němž k nesprávné srážce došlo

Místně příslušný finanční úřad (nedoplatek se odvede v nejbližším termínu pro odvod záloh)

Odeslat doklady o výši nedoplatku na dani, který nelze srazit, protože plátce již nevyplácí mzdu poplatníkovi, nebo podle obecně závazných předpisů nelze srážku provést, pokud výše nedoplatků přesáhne 100 Kč

Do 30 dnů ode dne zjištění skutečnosti

Finanční úřad příslušný podle místa trvalého bydliště poplatníka

U daně vybírané srážkou z příjmů ze závislé činnosti a z funkčních požitků:

– vrátit poplatníkovi přeplatek na dani

– vybrat nedoplatek na dani

Za podmínky, že:

– neuplynuly 3 roky od konce zdaňovacího období, v němž přeplatek vznikl

– neuplynulo od doby, kdy daň byla nesprávně sražena, 12 měsíců

Místně příslušný finanční úřad, kterému se:

– sníží odvod daně v nejbližším termínu (v případě přeplatku) nebo

– odvede ve lhůtě splatnosti (v případě nedoplatku)

Sdělit písemně poplatníkovi požadované údaje o srážce daně nebo záloh na daň a případnou chybu opravit

Ve lhůtě 30 dnů ode dne, kdy zaměstnavatel obdrží žádost o vysvětlení

Zaměstnanec do vlastních rukou

Vést mzdový list pro každého zaměstnance a uvést na něm skutečnosti rozhodné pro uznání daňových zvýhodnění, slev na dani a daňových bonusů, které poplatník prokázal

Pravidelně v průběhu zdaňovacího období

Zůstává založeno u zaměstnavatele

Při změně skutečností pro uznání daňových zvýhodnění, slev na dani a daňových bonusů u zaměstnance zaevidovat změnu na mzdovém listě

Pravidelně měsíčně

Zůstává založeno u zaměstnavatele

Výčetka platidel pro banku

Den před výběrem hotovosti

Příslušná banka

Splátky státních a jiných půjček

Den uvedený ve smlouvě o půjčce

Příslušný peněžní ústav

Výkaz spoření

Den uvedený ve smlouvě o spoření

Příslušný peněžní ústav

Sledování čerpání dovolených

Průběžně

Zůstává založeno u zaměstnavatele

(5) Závěr roku

Úkon

Termín

Provést rekapitulaci o sražených zálohách na daň a srážkovém dni

Po skončení zdaňovacího období

Shromáždit podklady pro provedení ročního zúčtování daňových záloh z příjmů ze závislé činnosti a z funkčních požitků a daňového zvýhodnění

Do 15. února po uplynutí zdaňovacího období

Vystavit doklad, resp. potvrzení, o údajích na mzdovém listě, které jsou rozhodné pro výpočet daně a záloh na daň

Na žádost poplatníka do 10 dnů od podání žádosti (kopie dokladu se uschovává)

Předložit vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti a z funkčních požitků na tiskopise MF místně příslušnému finančnímu úřadu

Do 30 dnů ode dne splatnosti záloh na daň za poslední měsíc zdaňovacího období, při ukončení činnosti do 30 dnů ode dne, v němž byl plátce povinen odvést za rozhodné období poslední daňovou povinnost

Předložit vyúčtování daně vybírané srážkou na tiskopise MF

Do 30 dnů od lhůty, v níž byl plátce povinen odvést za rozhodné období poslední daňovou povinnost

Provést roční zúčtování záloh na daň z příjmů ze závislé činnosti a z funkčních požitků a daňového zvýhodnění plátcem na žádost poplatníka

Do 31. 3. po uplynutí zdaňovacího období

Vrátit přeplatek daně, který vyplyne z ročního zúčtování daňových záloh poplatníkům, je-li částka vyšší než 50 Kč

Nejpozději při vyúčtování mzdy za březen

Vyplnit evidenční list důchodového pojištění za předchozí rok a nechat jej podepsat od zaměstnance

Do 30. dubna

Vyhotovit 2 stejnopisy ELDP; jeden stejnopis s podpisem zaměstnance si ponechat ve své evidenci

Odeslat OSSZ do 8 dnů ode dne zápisu údajů do evidenčního listu a ponechat v evidenci po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají

Druhý stejnopis ELDP opatřený podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce a svým razítkem vydat pojištěnci

Nejpozději v den, kdy předkládá ELDP orgánu sociálního zabezpečení

2. Pracovní právo a zaměstnanost

2.1 Právní předpisy

Problematika pracovního práva a zaměstnanosti je charakteristická existencí značně širokého spektra právních předpisů. Kromě obecných předpisů, tj. zákoníku práce včetně souvisejících předpisů, jsou v právním řádu ČR zakotveny další předpisy, především pak ke kolektivnímu vyjednávání, ke vztahům mezi odborovými organizacemi a zaměstnavateli, k ochraně zaměstnanců při platební neschopnosti zaměstnavatele, k inspekci práce, ke hmotné podpoře a k rekvalifikaci uchazečů o zaměstnání, dále předpisy k odškodňování pracovních úrazů a nemocí z povolání a předpisy o pojištění odpovědnosti zaměstnavatele a v neposlední řadě předpisy o zaměstnanosti, zejména zákon o zaměstnanosti.

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a na něj navazující předpisy upravují vztahy mezi zaměstnanci a zaměstnavateli. Existují případy, kdy do formování těchto vztahů může zasahovat i třetí subjekt, a to odborová organizace. Její působnost je legislativně vymezena zákoníkem práce a zákonem o kolektivním vyjednávání.

V navazujícím textu uvádíme výčet některých z dalších stěžejních právních předpisů, které upravují problematiku pracovního práva a zaměstnanosti, a to chronologicky v pořadí zákony, nařízení vlády, vyhlášky a sdělení. Jde o tyto předpisy:

• Zákon č. 120/1990 Sb., kterým se upravují některé vztahy mezi odborovými organizacemi a zaměstnavateli, ve znění pozdějších předpisů.

• Zákon č. 2/1991 Sb., o kolektivním vyjednávání, ve znění pozdějších předpisů.

• Zákon č. 118/2000 Sb., o ochraně zaměstnanců při platební neschopnosti zaměstnavatele a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

• Zákon č. 245/2000 Sb., o státních svátcích, o významných dnech a o dnech pracovního klidu, ve znění pozdějších předpisů.

• Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů.

• Zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, ve znění pozdějších předpisů.

• Zákon č. 347/2010 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s úspornými opatřeními v působnosti Ministerstva práce a sociálních věcí.

• Nařízení vlády č. 515/2004 Sb., o hmotné podpoře na vytváření nových pracovních míst a hmotné podpoře rekvalifikace nebo školení zaměstnanců v rámci investičních pobídek, ve znění pozdějších předpisů.

• Nařízení vlády č. 590/2006 Sb., kterým se stanoví okruh a rozsah jiných důležitých osobních překážek v práci.

• Vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí č. 518/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů.

• Sdělení Ministerstva práce a sociálních věcí č. 136/2012 Sb., o rozhodné částce pro určení celkové výše mzdových nároků vyplacených jednomu zaměstnanci podle zákona č. 118/2000 Sb., o ochraně zaměstnanců při platební neschopnosti zaměstnavatele (částka činí 24 319 Kč pro období od 1. 5. 2012 do 30. 4. 2013).

• Sdělení Ministerstva práce a sociálních věcí č. 446/2012 Sb., o vyhlášení průměrné mzdy v národním hospodářství za 1. až 3. čtvrtletí 2012 pro účely zákona o zaměstnanosti (částka činí 24 408 Kč).

2.2 Pracovněprávní vztahy

Zaměstnání je z právního hlediska realizováno uzavřením pracovního poměru nebo dohodou o pracích konaných mimo pracovní poměr (jde o práce konané na základě dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti). Pracovněprávní vztahy mohou vzniknout pouze se souhlasem fyzické osoby a zaměstnavatele. Nikdo nesmí výkonu práv a povinností vyplývajících z pracovněprávních vztahů zneužívat k újmě jiného účastníka pracovněprávního vztahu.

V pracovně právních vztazích se uplatňují určité zásady. Jedná se především o tyto základní zásady (§ 1a ZP):

• zvláštní zákonná ochrana postavení zaměstnance;

• uspokojivé a bezpečné pracovní podmínky pro výkon práce;

• spravedlivé odměňování zaměstnance;

• řádný výkon práce zaměstnancem v souladu s oprávněnými zájmy zaměstnavatele;

• rovné zacházení se zaměstnanci a zákaz jejich diskriminace.

Základními pracovně právními vztahy (§ 3 ZP) jsou:

• pracovní poměr;

• právní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr.

V základním pracovněprávním vztahu je vykonávána tzv. závislá práce. Jde o práci vykonávanou ve vztahu nadřízenosti zaměstnavatele a podřízenosti zaměstnance, jménem zaměstnavatele, podle pokynů zaměstnavatele, přičemž zaměstnanec vykonává tuto práci pro zaměstnavatele osobně. Závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě (§ 2 ZP).

Zaměstnavatelem může být:

• fyzická osoba oprávněná podnikat nebo vykonávat jinou samostatnou výdělečnou činnost (osoba samostatně výdělečně činná);

• občan (který chce přijmout druhého občana do pracovního poměru);

• právnická osoba (obchodní společnost, družstvo, veřejná vysoká škola, organizační složka státu, příspěvková organizace, státní podnik, občanské sdružení, politická strana aj.);

• obec jako veřejněprávní korporace;

• stát, a to v případě, že účastníkem pracovněprávních vztahů je Česká republika; v tomto případě je stát právnickou osobou a zaměstnavatelem, přičemž za stát jedná a práva a povinnosti z pracovněprávních vztahů vykonává organizační složka státu, která jménem státu v základním pracovněprávním vztahu zaměstnance zaměstnává.

Zaměstnavatel má odpovědnost z pracovněprávních vztahů a jedná:

• svým jménem nebo prostřednictvím svého zástupce, přičemž zástupce musí být k tomuto jednání zmocněn zaměstnavatelem (fyzická osoba);

• prostřednictvím statutárního orgánu[1], případně zmocněného zástupce (právnická osoba).

Způsobilost mít v pracovněprávních vztazích práva a povinnosti jako zaměstnavatel vzniká u:

• právnických osob zápisem do obchodního rejstříku;

• fyzických osob narozením (§ 10 ZP), přičemž způsobilost fyzické osoby vlastními právními úkony nabývat práv a brát na sebe povinnosti v pracovněprávních vztazích jako zaměstnavatel vzniká dosažením 18 let věku.

Způsobilost mít v pracovněprávních vztazích práva a povinnosti jako zaměstnanec, jakož i způsobilost vlastními právními úkony nabývat těchto práv a brát na sebe tyto povinnosti vzniká dnem, kdy fyzická osoba dosáhne 15 let věku. Zaměstnavatel však s ní nesmí sjednat jako den nástupu do práce den, který by předcházel dni, kdy tato fyzická osoba ukončí povinnou školní docházku. Zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům fyzické osoby, která je zaměstnavatelem, se řídí § 20 ObčZ.

Občan (fyzická osoba) tedy může sjednat pracovní poměr dosažením 15 let věku, ale nejdříve po skončení základní školní docházky (žáci a studenti).

Žák si může sjednat pracovní činnost (např. prázdninovou brigádu) po dovršení 15 let věku (např. podle dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce). Podmínkou však je, jak požaduje školský zákon, že jde o společensky prospěšné práce nebo o práce, které svým charakterem ani rozsahem neohrožují zdraví a vývoj žáků a nebrání jim v přípravě na povolání.

Zaměstnanec může uzavřít dohodu o hmotné odpovědnosti nejdříve v den, kdy dosáhne 18 let věku.

V rámci pracovněprávních vztahů jsou zaměstnavatelé povinni zajišťovat rovné zacházení se všemi zaměstnanci, pokud jde o jejich pracovní podmínky včetně odměňování za práci a jiných peněžitých plnění a plnění peněžité hodnoty, odbornou přípravu a příležitost dosáhnout funkčního nebo jiného postupu v zaměstnání.

Kromě požadavků rovného zacházení je zakázána jakákoliv diskriminace (§ 16 ZP). Antidiskriminační zákon[2] (ADZ) pak upravuje diskriminaci zaměstnanců z důvodu:

– přímé diskriminace;

– nepřímé diskriminace;

– obtěžování;

– sexuálního obtěžování;

– pronásledování;

– pokynu k diskriminaci;

– navádění k diskriminaci.

Přímá diskriminace (§ 2 ADZ) je takové jednání či opomenutí, kdy se s jednou osobou zachází méně příznivě, než se zachází nebo zacházelo nebo by se zacházelo s jinou osobou ve srovnatelné situaci, a to z důvodu rasy, etnického původu, národnosti, pohlaví, sexuální orientace, věku, zdravotního postižení, náboženského vyznání, víry či světového názoru.

Nepřímá diskriminace (§ 3 ADZ) je takové jednání či opomenutí, kdy na základě zdánlivě neutrálního ustanovení, kritéria nebo praxe je z některých důvodů (viz přímá diskriminace) osoba znevýhodněna proti ostatním.

Obtěžováním (§ 3 ADZ) se rozumí chování související s výše uvedenými důvody (viz přímá diskriminace), jehož záměrem nebo důsledkem je snížení důstojnosti osoby a vytvoření zastrašujícího, nepřátelského nebo ponižujícího, pokořujícího nebo urážlivého prostředí, nebo které může být oprávněně vnímáno jako podmínka pro rozhodnutí ovlivňující výkon práv a povinností vyplývajících z právních vztahů. Sexuálním obtěžováním se rozumí výše uvedené chování, které má sexuální povahu.

Pronásledováním (§ 3 ADZ) se rozumí nepříznivé zacházení, postih nebo znevýhodnění, k němuž došlo v důsledku uplatnění práv podle antidiskriminačního zákona.

Pokynem k diskriminaci (§ 3 ADZ) se rozumí chování osoby, která zneužije podřízeného postavení druhého k diskriminaci třetí osoby.

Naváděním k diskriminaci (§ 3 ADZ) se rozumí chování osoby, která druhého přesvědčuje, utvrzuje nebo podněcuje, aby diskriminoval třetí osobu.

Za diskriminaci se nepovažuje rozdílné zacházení, pokud z povahy pracovních činností vyplývá, že toto rozdílné zacházení je podstatným požadavkem nezbytným pro výkon práce, přičemž účel sledovaný takovou výjimkou musí být oprávněný a požadavek přiměřený. Za diskriminaci se rovněž nepovažují opatření, jejichž účelem je odůvodněno předcházení nebo vyrovnání nevýhod, které vyplývají z příslušnosti fyzické osoby ke skupině vymezené některým z důvodů uvedených v antidiskriminačním zákonu.

V základních pracovněprávních vztazích jsou oprávněny vystupovat i odborové organizace, včetně kolektivního vyjednávání, za podmínek stanovených v ZP nebo sjednaných v kolektivní smlouvě, přičemž za odborovou organizaci jedná orgán určený jejími stanovami.

Zaměstnanci, zaměstnavatelé a odborové orgány mají stanoveny zákoníkem práce určitá práva a povinnosti z hlediska informovanosti. Zaměstnanci mají především právo na informace a projednání (podrobnosti jsou uvedeny v § 276 až 299 zákoníku práce, práva odborových orgánů pak v § 15, 286, 287 a dalších ustanoveních ZP).

Projednáním se rozumí jednání mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci, popřípadě mezi zaměstnavatelem a zástupci zaměstnanců, za účelem dosažení shody.

V případě zaměstnavatele, kde nepůsobí odborová organizace, mají zaměstnanci možnost k zajištění práva na informace a projednání zvolit radu zaměstnanců s lichým počtem členů, která má nejméně 3 a nejvýše 15 členů. Počet členů rady stanovuje zaměstnavatel, funkční období rady je stanoveno na období 3 let. U zaměstnavatele, který zaměstnává více než 10 zaměstnanců, je možné zvolit zástupce pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví, nejvýše však 1 zástupce na 10 zaměstnanců. Povinností zaměstnavatele pak je informovat radu zaměstnanců a zástupce pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a projednávat s nimi záležitosti v rozsahu, stanoveném v § 281 a násl. zákoníku práce.

Zaměstnavatel je povinen informovat dočasně přidělené zaměstnance agentury práce (§ 279 zákoníku práce) o nabídce volných pracovních míst.

Zaměstnanci mají (s účinností od 1. 5. 2004) rovněž přístup k nadnárodním informacím. Týká se to práva zaměstnanců zaměstnavatelů s působností na území členského státu Evropské unie na nadnárodní informace a projednání, které se uskutečňuje prostřednictvím ujednaného postupu pro nadnárodní informace a projednání nebo prostřednictvím Evropské rady zaměstnanců. Podrobnosti jsou uvedeny v § 288 a násl. zákoníku práce.

Table of Contents

Předmluva

Seznam použitých zkratek

1. Role mzdových účetních ve firmě

2. Pracovní právo a zaměstnanost

2.1 Právní předpisy

2.2 Pracovněprávní vztahy

2.3 Vznik pracovního poměru

2.4 Změny pracovního poměru

2.5 Skončení pracovního poměru

2.5.1 Skončení pracovního poměru dohodou

2.5.2 Skončení pracovního poměru výpovědí

2.5.3 Skončení pracovního poměru okamžitým zrušením

2.5.4 Skončení pracovního poměru zrušením ve zkušební době

2.5.5 Skončení pracovního poměru na dobu určitou

2.5.6 Odstupné při skončení pracovního poměru

2.5.7 Hromadné propouštění

2.5.8 Povinnosti zaměstnavatele při skončení pracovního poměru

2.6 Práce konané mimo pracovní poměr

2.7 Pracovní doba

2.7.1 Pružné rozvržení pracovní doby

2.7.2 Kratší pracovní doba

2.7.3 Konto pracovní doby

2.7.4 Přestávky v práci

2.7.5 Nepřetržitý odpočinek mezi 2 směnami a v týdnu

2.7.6 Evidence pracovní doby

2.7.7 Pracovní pohotovost

2.7.8 Práce přesčas

2.7.9 Další dohodnutá práce přesčas

2.7.10 Noční práce

2.7.11 Dovolená na zotavenou

2.8 Povinnosti zaměstnavatele a zaměstnance

2.8.1 Odpovědnost zaměstnance za škodu způsobenou zaměstnavateli

2.8.2 Odpovědnost zaměstnavatele za škodu způsobenou zaměstnanci

2.9 Překážky v práci

2.9.1 Překážky v práci na straně zaměstnavatele

2.9.2 Překážky v práci na straně zaměstnance

2.10 Zaměstnanost

2.10.1 Zprostředkování zaměstnání

2.10.2 Úskalí nelegální práce

2.10.3 Podmínky poskytování podpory v nezaměstnanosti a podpůrčí doba

2.10.4 Stanovení výše podpory v nezaměstnanosti

2.10.5 Rekvalifikace uchazečů a zájemců o zaměstnání a zaměstnanců

2.10.6 Hmotná podpora na vytvoření nových pracovních míst

2.10.7 Ochrana zaměstnanců při platební neschopnosti zaměstnavatele

3. Mzdová problematika

3.3 Formy mzdových plnění při zaměstnávání pracovníků

3.4 Platební mechanismus mzdy, platu a ostatních plnění

3.5 Průměrný výdělek a další obsluha mzdy a platu

4. Veřejné zdravotní pojištění

4.2 Osobní rozsah zdravotního pojištění (kdo má účast na zdravotním pojištění), volba zdravotní pojišťovny a průkazy pojištěnce

4.4 Povinnosti pojištěnců

4.5 Povinnosti zaměstnavatelů a státu

4.6 Pojistné

5. Pojistné na sociální zabezpečení

5.4 Vyměřovací základ

5.7 Pojistné na důchodové spoření

6. Důchodové pojištění

6.9 Sepisování žádostí o dávky důchodového pojištění

6.10 Dávky důchodového pojištění

7. Nemocenské pojištění

7.2 Osobní rozsah, podmínky, vznik, přerušení a zánik pojištění u zaměstnanců

7.7 Dávky nemocenského pojištění

8. Daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků

8.8 Zdanění příjmů ze závislé činnosti

8.9 Nezdanitelná část základu daně

8.10 Slevy na dani

8.11 Ostatní slevy na dani

8.12 Daňové zvýhodnění na vyživované dítě v domácnosti, sleva na dani, daňový bonus (§ 35c a 35d zákona)

9. Náhrady cestovních výdajů

9.3 Pojmy frekventované při praktickém uplatňování cestovních náhrad

9.4 Poskytování cestovních náhrad v podnikatelské sféře

9.5 Výdaje na pracovní cesty podnikatelů

9.6 Poskytování cestovních náhrad ve veřejné sféře

10. Zúčtovací vztahy k zaměstnancům a institucím

11. Státní sociální podpora

11.3 Druhy dávek a podmínky jejich poskytování

12. Dávky státní pomoci v hmotné nouzi

12.2 Druhy dávek pomoci v hmotné nouzi

13. Státní sociální péče