Francesco Cirillo

TECHNIKA POMODORO

Legendární systém pro plánování času a dokonalou koncentraci během hluboké práce

Copyright © 2017 by Francesco Cirillo. All rights reserved.

Pomodoro®, Pomodoro Technique®, and are trademarks owned and registered by Francesco Cirillo, Berlin, Germany.

Podle anglického originálu The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work vydalo v edici Briquet nakladatelství Jan Melvil Publishing v Brně roku 2019. Žádná část této knihy nesmí být nijak použita či reprodukována bez písemného svolení, s výjimkou případů krátkých citací jako součásti kritických článků a recenzí.

Překlad Kateřina Ešnerová

Odpovědná redaktorka Vladimíra Škorpíková

Šéfredaktor Marek Vlha

Grafická úprava a sazba David Dvořák

Ilustrace Pavel Junk a Radek Petřík

Obálka Pavel Junk

Jazyková korektura Vilém Kmuníček

E-kniha Roman Kříž

Jan Melvil Publishing, s. r. o.

Melvil.cz | Mít vše hotovo.cz

[Ohodnoťte knihu prosím zde: melvil.cz/kniha-technika-pomodoro]

[Pochvaly pište na libisemi@melvil.cz]

[Errata hlaste na melvil.cz/erratum]

Sdílejte s hashtagem #pomodoro

© Jan Melvil Publishing, 2019

ISBN 978-80-7555-070-5

PŘEDMLUVA K DRUHÉMU VYDÁNÍ

Poprvé jsem si natáhl kuchyňskou minutku ve tvaru rajčete jednoho zamračeného zářijového odpoledne roku 1987. Bylo to na terase domu ve středověké vesnici Sutri asi padesát kilometrů severně od Říma, kde jsme byli s rodiči na prázdninách. Stál přede mnou jasný, ale děsivý úkol: „Chci dočíst tuhle kapitolu.“ Jednalo se o první kapitolu učebnice sociologie, ze které mě za pár týdnů čekala zkouška.

Tehdy odpoledne mě ani ve snu nenapadlo, že jednoho dne si budou přesně takhle natahovat kuchyňskou minutku miliony lidí na celém světě, aby se vypořádali s vyrušováním a dosáhli ve stanoveném čase svých cílů. Ani ve snu by mě nenapadlo, že tikání minutek zaslechnu při vstupu do open-spacu plného skvělých programátorů. A přišlo by mi nemyslitelné, že by stejnou minutku ve tvaru rajčete používal generální ředitel banky při řízení schůze představenstva. Nebo že by se touto technikou zabývala taková význačná periodika jako The New York Times, The Guardian či Harvard Business Review. Leč to vše se vážně stalo. Byť jak se to stalo, je mi stále ještě příjemnou záhadou.

Dodnes si pamatuji ten pocit po prvním zazvonění pomodora[1] – nezvyklý a nevysvětlitelný klid. Do té doby jsem myšlenkami těkal sem a tam jako loďka smýkaná vichřicí. „Tu zkoušku musím udělat. Potřebuju na ni načíst tři knížky. Moc času nemám. To nemůžu dát. Vůbec se na to nesoustředím. Pořád mě něco ruší. Možná bych se na to měl vykašlat a nechat tu zkoušku na jindy. Možná bych se na to měl vykašlat a dělat něco jiného.“ Když pomodoro zazvonilo a první pracovní úsek byl za mnou, moře bylo znovu klidné – věděl jsem, že to zvládnu. Pamatuji se, že jsem chtěl hned začít další Pomodoro. To první jsem si také nastavil jen na dvě minuty. Ke zjištění, že optimální délka je 25 minut, jsem dospěl až později.

Díky tomu, že jsem znovu získal ztracený pocitu klidu a kontroly nad situací, jsem tu zkoušku nakonec složil. A také jsem se pustil do hlubšího zkoumání fenoménu Pomodoro: „Čím to, že funguje? Jak dlouho by mělo jedno Pomodoro trvat? Kolik Pomodor lze za den absolvovat? Jak dlouhou si dát mezi Pomodory přestávku?“ Trvalo mi několik let najít na tyto otázky odpovědi, utřídit si je a přetavit je v propracovanou techniku pro zlepšování produktivity. Pojmenoval jsem ji, jak jinak než Pomodoro.

Při psaní této předmluvy mi dělá společnost slabé tikání stejného pomodora, s nímž jsem se tenkrát učil na zkoušku ze sociologie. Stal se z něj můj věrný společník. Od toho zářijového odpoledne roku 1987 uplynulo už třicet jedna let. Za tu dobu se hodně změnilo. S rozvojem internetu a sociálních sítí se proměnily naše zvyky a chování. Chytré telefony nás teď upozorní, že je čas vyrazit do kina, abychom nepřišli o začátek, nebo že jídlo objednané cestou domů z auta nebo taxíku dorazí do pěti minut. Od rána do večera nás ruší sociální sítě a nejrůznější aplikace. Jak je tedy možné, že technika Pomodoro i v digitálním věku stále funguje?

Nejvíc nás totiž pořád ještě rozptyluje naše vlastní mysl. Takzvaná vnitřní vyrušení – náhlé nutkání objednat si pizzu, napsat post na sociální sítě nebo si uklidit na stole – mohou být totiž ještě častější a naléhavější než vyrušení přicházející zvnějšku, jako je zapípání příchozího e-mailu nebo upozornění na Facebooku. To nejlepší, co můžete udělat, je být k těmto vyrušením shovívaví. Technika Pomodoro radí, abyste si je poznamenali do telefonu, do počítače nebo na papír a věnovali se jim po skončení stávajícího Pomodora. Tím je vezmete na vědomí, a později budete mít dostatek času se nad nimi pořádně zamyslet a informovaně se rozhodnout, jestli jsou, nebo nejsou skutečně důležitá. Pokud zaznamenáte v krátkém čase příliš mnoho vnitřních vyrušení, technika Pomodoro jasně velí s prací přestat a dát si delší přestávku.

Vysokým počtem vnitřních vyrušení nám totiž naše mysl dává najevo, že jsme z činnosti, které se věnujeme, nesví. Příčinou může být strach z neúspěchu – ten umí nahánět hrůzu. Nebo pocit, že jsme si vytkli příliš vysoký cíl nebo že nás tlačí čas. Aby nás naše mysl ochránila, nabízí nám jiné, bezpečnější alternativy. Nakonec raději saháme po jakémkoli rozptýlení, jež se namane.

Četnost a typ vyrušení – ať už vnitřní, či vnější – fungování techniky Pomodoro nijak neohrožují. Technika Pomodoro nám pomáhá si lépe uvědomovat, jak naše mysl funguje, a vědomě se rozhodovat, jak s vyrušeními naložit. Někdy vám skutečně přijde na mysl něco, co si žádá okamžitou pozornost. Většina věcí ale může těch dvacet minut do konce Pomodora počkat. Vzhledem k tomu, že vyrušením se nás často naše mysl jen snaží rozptýlit a odvést od toho, čemu bychom se měli věnovat, díky tomuto procesu lépe pochopíme, jaké obavy za našimi reakcemi na vyrušení stojí. Jakmile zjistíte, čeho se bojíte, můžete si najít způsob, jak se svým strachem naložit. Jinak se stane, že vám strach přeroste přes hlavu a „strach ze strachu“ vás zcela ochromí. Technika Pomodoro nám pomáhá být neustále v kontaktu sami se sebou, sledovat se a nic si nenalhávat. Když už se ale přistihnete, že se místo soustředění na svůj cíl vybavujete na sociálních sítích, nezoufejte: Příští Pomodoro to bude lepší. Buďte k sobě shovívaví.

PŘEDMLUVA

Prvotní nápad na techniku Pomodoro jsem dostal na konci 80. let 20. století na začátku svých vysokoškolských studií.

Když na konci prvního ročníku opadla euforie z úspěšně složených zkoušek, nastal u mě útlum, období nízké produktivity a velikého zmatku. Každý den jsem chodil do školy, docházel na přednášky a vracel se domů se skličujícím pocitem, že nevím, co dělám, a že jen marním čas. Zkouškové období bylo najednou za dveřmi a já měl pocit, že tváří v tvář pádícímu času jsem dočista bezmocný.

Jednou jsem si ve studovně, kam jsem se chodil učit, kritickým okem změřil své spolužáky a potom ještě kritičtěji sám sebe – jak mám věci zorganizované, jak interaguji s ostatními, jak se učím. Bylo zřejmé, že příčinou mého zmatení je časté vyrušování a rozptylování, nízká motivace a špatné soustředění.

Položil jsem si otázku, která byla zároveň užitečná i ponižující: „Dokážeš se učit – skutečně učit – deset minut v kuse?“ Potřeboval jsem objektivní způsob, jak si to ověřit, nějakého Pána času, a našel jsem kuchyňskou minutku ve tvaru rajčete (italsky „pomodoro“). Jinými slovy jsem si našel Pomodoro.

Sázku sám se sebou, jestli se vydržím deset minut v kuse učit, jsem napoprvé nevyhrál. Ve skutečnosti to chtělo čas a mnoho úsilí, ale nakonec se mi to podařilo.

Mechanismus Pomodoro mi už v tomhle prvním krůčku učaroval. S pomocí tohoto nového nástroje jsem se jal zlepšovat své studijní a později pracovní procesy. Zkoušel jsem pochopit a vyřešit stále složitější problémy, až jsem se dostal i k dynamice týmové práce. Postupně jsem vymýšlel techniku Pomodoro, již popisuji na následujících stránkách.

Mnoho let jsem ji učil na seminářích pro veřejnost a při mentorování týmů. A všeobecný zájem o ni mezitím rostl. Čím dál víc lidí se ptá, co to technika Pomodoro je a jak se používá. Proto cítím potřebu vysvětlit ji uceleně tak, jak jsem ji kdysi koncipoval. Doufám, že bude ostatním nápomocná při dosahování cílů na cestě k sebezdokonalení.

ÚVOD

Čas je pro mnoho lidí nepřítel. Úzkost způsobená tikotem hodin je příčinou pracovní a studijní neefektivity vedoucí ke sklonu prokrastinovat, zvlášť když nám nad hlavou visí nějaký deadline. Technika Pomodoro vznikla s cílem udělat si z času cenného spojence, který nám pomůže dotáhnout úkoly do konce tak, jak potřebujeme, a umožní nám dosahovat stále větších pracovních a studijních pokroků. Tato kniha představuje techniku Pomodoro v podobě, v jaké v roce 1992 vznikla a jak ji od roku 1998 učím jednotlivce a od roku 1999 týmy.

Část z názvem „Základy“ nastiňuje problematiku času a představuje cíle techniky Pomodoro a její hlavní východiska. Část „Dosahování individuálních cílů“ popisuje techniku Pomodoro a vysvětluje, jak ji mohou jednotlivci uplatňovat postupným plněním dílčích cílů. Část „Dosahování týmových cílů“ se věnuje tomu, jak techniku přizpůsobit týmové práci, a popisuje řadu způsobů, jak v týmu zlepšit produktivitu. Část „Výsledky“ obsahuje množství postřehů vycházejících ze zkušeností uživatelů techniky Pomodoro a rozebírá několik faktorů, díky nimž technika dosahuje kýžených cílů.

KONTEXT

Jistě to znáte – tváří v tvář úkolu, který se musí stihnout v termínu, zachvátí člověka úzkost. Má nutkání úkol odložit, začne s prací zaostávat nebo prokrastinuje. Jistě víte, jak nepříjemné je být ve vleku času, na schůzky dobíhat na poslední chvíli a kvůli časovému presu rezignovat na oblíbené činnosti.

„Pamatuj, čas je hráč, jenž nepodvádí sice, a přece vyhrává, jak psáno, stůj co stůj,“ říká Baudelaire v básni „Hodiny“.[2] Je to však pravá podstata času? Nebo jde jen o jeden z možných způsobů, jak na čas nahlížet? Proč se lidé obecně ve vztahu k času potýkají s takovými problémy? Odkud se bere ona důvěrně známá úzkost, jež nás zachvacuje při pomyšlení, jak čas utíká?

Myslitelé, filozofové, vědci – všichni, kdo se kdy odvážili a pokusili se čas nebo vztah mezi lidmi a časem definovat – museli zatím vždy přiznat porážku. Takové bádání vlastně už ze své podstaty nikdy nepostihne vše a nedojde definitivního konce. Jen málokomu se podařilo vnést do této problematiky jasno. Co se času týče, existují, zdá se, dvě úzce vzájemně provázaná pojetí:

- ODVÍJENÍ. Abstraktní, dimenzionální pojetí času, z něhož plyne zvyk čas měřit (ve vteřinách, minutách, hodinách); představa času jako veličiny, již lze zobrazit na ose stejně jako prostorové vzdálenosti; koncept délky trvání události (jako vzdálenosti mezi dvěma body na časové ose); koncept zpoždění (opět vzdálenost mezi dvěma body na časové ose).[3]

- SLED UDÁLOSTÍ. Konkrétní pojetí časového sledu – vzbudíme se, osprchujeme se, nasnídáme se, učíme se, naobědváme se, zdřímneme si, hrajeme si, najíme se a jdeme spát. Takhle si čas představují děti, než se jim rozvine abstraktní vnímání času plynoucího nezávisle na probíhajících událostech.[4]

Z těchto dvou pojetí času úzkost nahání odvíjení. Ze své podstaty je prchavé, neurčité, nekonečné – čas plyne, ubíhá, spěje k budoucnosti. Snažíme-li se s během času měřit, připadáme si nedostateční, utiskovaní, zotročení, s každou další vteřinou víc a víc. Ztrácíme élan vital, životní sílu umožňující nám dotahovat věci do konce: „Už jsou to dvě hodiny a já to pořád nemám. Už jsou to dva dny a já to pořád nemám.“ Ve slabých chvilkách začíná nám samotným unikat, proč to vlastně děláme. Pojetí času jako sledu událostí se, zdá se, pojí s mnohem menšími pocity úzkosti. Někdy může mít dokonce podobu pravidelné posloupnosti činností, jakéhosi uklidňujícího rytmu.

CÍLE TECHNIKY POMODORO

Smyslem techniky Pomodoro je poskytnout jednotlivcům i týmům jednoduchý nástroj/proces na zlepšení produktivity. Technika Pomodoro dokáže:

- Zmírnit pocity úzkosti spojené s odvíjením.

- Snížit množství vyrušení a zlepšit tak pozornost i soustředění.

- Napomoci k vědomějšímu rozhodování.

- Zvýšit a udržet motivaci.

- Dodat člověku odhodlání dosáhnout svých cílů.

- Zpřesnit kvalitativní i kvantitativní odhad.

- Zdokonalit pracovní či studijní procesy.

- Utvrdit člověka v odhodlání dál si jít za svým i ve složitých situacích.

ZÁKLADNÍ VÝCHODISKA

Technika Pomodoro stojí na třech základních pilířích:

- JINÉ POJETÍ ČASU, jež se nezakládá na konceptu odvíjení a díky tomu zmírňuje pocit úzkosti a vede k větší osobní produktivitě.

- LEPŠÍ ZACHÁZENÍ S MYSLÍ umožňující nám uvažovat jasněji, postupovat vědoměji a lépe se soustředit, čímž napomáhá učení.

- JEDNODUCHÉ A NEZATĚŽUJÍCÍ NÁSTROJE, které používání techniky zjednodušují a podporují jeho kontinuálnost. My se tak můžeme soustředit výhradně na cíle, kterých chceme dosáhnout. Time managementové techniky často selhávají právě proto, že nám už tak složité úkoly ještě víc komplikují.

Hlavními zdroji inspirace pro techniku Pomodoro byly následující koncepty: timeboxing; kognitivní techniky vycházející ze způsobu fungování lidské mysli popsané mimo jiné Buzanem;[5] a dynamika hry nastíněná Gadamerem.[6] Otázkám souvisejícím s rozkládáním cílů a činností na postupné dílčí kroky se podrobně věnuje Gilb.[7]

Konec ukázky

Table of Contents

Tiráž

Předmluva k druhému vydání

Předmluva

Úvod

Základy

Kontext

DOSAHOVÁNÍ INDIVIDUÁLNÍCH CÍLŮ

DOSAHOVÁNÍ TÝMOVÝCH CÍLŮ

Výsledky