David Allen a Brandon Hall

MÍT VŠE HOTOVO V PRAXI

Cvičebnice produktivity bez stresu

Copyright © 2019 by David Allen and Brandon Hall, PhD

All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This edition published by arrangement with Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC.

Podle anglického originálu The Getting Things Done Workbook: 10 Moves to Stress-Free Productivity vydalo v edici Žádná velká věda nakladatelství Jan Melvil Publishing v Brně roku 2021. Žádná část této knihy nesmí být nijak použita či reprodukována bez písemného svolení, s výjimkou případů krátkých citací jako součásti kritických článků a recenzí.

Překlad Filip Drlík

Odpovědná redaktorka Vendula Kusá

Jazyková redaktorka Olga Pohl

Šéfredaktor Marek Vlha

Grafická úprava a sazba David Dvořák

Obálka Pavel Junk

Jazyková korektura Aleš Antošík

E-kniha Roman Kříž

Jan Melvil Publishing, s. r. o.

Melvil.cz

Chyby a připomínky: melvil.cz/chyby

Recenze a pochvaly: melvil.cz/mit-vse-hotovo-v-praxi, libisemi@melvil.cz

© Jan Melvil Publishing, 2021

ISBN 978-80-7555-121-4

Certifikované tréninky a konzultace v metodě GTD

www.gtdcz.cz | www.gtd.sk

BRANDON HALL

Věnováno Brianovi, Karen, Steveovi, Kaylor a budoucím generacím. Ať ve svém životě a okolním světě vidíte jen projekty, ne problémy.

A také Davidovi a Kathryn, nejlaskavějšímu a nejprofesionálnějšímu páru, s jakým jsem se kdy setkal.

DAVID ALLEN

Tuto knihu věnuji vám všem, kteří neustáváte ve snaze zlepšovat kvalitu svého života i okolní svět.

VŠICHNI POTŘEBUJEME BÝT PRODUKTIVNĚJŠÍ

Dobrý den! Já jsem David, ten pán, co vypracoval a sepsal metodu GTD v knize Mít vše hotovo, abyste si mohli dopřát produktivní život bez stresu.

Pochopitelně věřím, že se potřebujete naučit být produktivnější s co nejmenším úsilím, nejvíc ale záleží na tom, co si myslíte VY. Proto vás teď požádám, abyste si pár minut vybírali mezi „tímto“ a „tamtím“ v následujících dvou tabulkách:

TOTO

Zachovat klid pod tlakem

Mít kontrolu nad pracovním vytížením

Mít svůj čas a život pod kontrolou

Mít spolehlivé místo na nápady a práci

Zaměřovat se na činnosti s nadhledem a důvěrou

Nemít žádné nepřečtené e-maily

Mít všechny papíry utříděné

nebo

TAMTO

Být zahlcení a ve stresu

Mít práce a všeho nad hlavu

Ztrácet kontrolu nad svým časem a životem

Mít nespolehlivý systém, kde dobré věci přicházejí nazmar

Jenom se vézt a doufat, že to nějak dopadne

Smažit se v e-mailovém pekle

Ztrácet se v hromadách papírů a věcí

Uznávám, že jsem naschvál položil otázku návodně, ale taková je realita. Mezi „tímto“ a „tamtím“ volíte každý den, a přestože to všechno myslíte dobře, nemusíte vždy vědět, kde a jak uplatnit osvědčené zásady a systémy, které vás zachrání před lavinou telefonátů, e-mailů a papírů.

A právě s tím vám pomůžu já. Produktivitu lidí studuju už od počátku věků… skoro. Pozorně jsem sledoval, jak současná digitální revoluce urychlila a umocnila všudypřítomný problém přemíry práce a nedostatku času.

CZTBM?

Možná se ptáte: Co z toho budu mít? Rozhodnete-li se postupovat podle pokynů popsaných v této cvičebnici a skutečně se cvičit v uvedených krocích… budete téměř jistě a rozhodně…

Je to tak! Když osvobodíte svou mysl a necháte ji dělat to, co jí jde nejlépe – tedy myslet –, stane se něco úžasného.

PROČ TO NEVYZKOUŠET? CO MŮŽETE ZTRATIT?

CO BY KDYBY?

Co byste dělali a jací byste chtěli být, kdybyste měli prázdnější hlavu?

▢   Kreativnější? Co byste dělali?

▢   Strategičtější? Co byste dělali?

▢   Inovativnější? Co byste dělali?

▢   Laskavější? Co byste dělali?

▢   Duchem přítomní u všech činností? Co byste dělali?

▢   Co dalšího?

JAK FUNGUJE CVIČEBNICE

Práci s touto cvičebnicí zvládnete raz dva.

1. Pročtěte si dobře kapitolu „Tady začněte“, ať máte představu, o co půjde.

2. Začněte pracovat na deseti akcích… VE SVÉM VOLNÉM ČASE. Ale doporučujeme vám:

- Co nejdříve proveďte první tři akce (týkají se kroku Zachycování).

- Dopřejte si čas na zbývající akce, ale každý týden byste si měli najít ideálně jednu až dvě hodiny a několik z nich dokončit.

- Provádějte AKCE V UVEDENÉM POŘADÍ.

3. Zaznamenávejte si pokroky na KONCI CVIČEBNICE. Je příjemné dělat pokroky a odškrtávat si splněné cíle.

4. Užijte si to! Zpočátku vám cvičení mohou připadat fádní a trochu nezáživná – ale věřte mi, na konci cesty najdete hrnec zlaťáků. Nechte se vtáhnout do hry, najděte si vlastní postupy pro všechno, co chcete řešit v každodenním životě. Uvedené akce berte jako návod, který dennodenně praktikují tisíce z nás. Přidejte se!

Jste kreativnější, než si myslíte!

Následující symboly vám usnadní orientaci na cestě k lepší produktivitě. Budou vás provázet celou cvičebnicí.

Postřehy Pod tímto obrázkem najdete příběhy a postřehy od Davida Allena a komunity lidí praktikujících metodu GTD (říkejme jim třeba mítvšehotovisté), včetně tipů, triků, poučení a citátů autora.

Pojďme do hloubky Na dalších stránkách se potkáte s principy, které budete chtít prozkoumat víc a hlouběji. Pokaždé vás pomocí QR kódů a webových odkazů navedeme na příslušné pasáže v této cvičebnici, v knize Mít vše hotovo nebo v jiných zdrojích.

Časté otázky Poučte se z nejčastějších otázek a odpovědí přímo od Davida a GTD komunity.

Nemeškejte! Kdykoli zahlédnete tuto ikonu, přišel čas zužitkovat to, co jste se naučili. Teď je vhodná chvíle na sepsání všech úvah, nápadů a postřehů, které vám pomůžou k větší produktivitě.

Seznam vašich pokroků Jak už jste se dočetli v bodě číslo 3 dříve, tady si můžete zaznamenávat svoje úspěchy.

Kontrolní seznamy Jakmile dokončíte akce spojené se všemi pěti kroky GTD, bude na vás čekat kontrolní seznam se shrnutím akcí, které jste zvládli. Kontrolní seznamy fungují jako nástroje pro váš další rozvoj a zavádění metody GTD do života. Považujte je za takový tahák, který vám napoví, co máte dělat.

„Buďte v životě stálí a spořádaní, abyste v práci mohli být dravía osobití.“

— GUSTAVE FLAUBERT

ZHODNOŤTE SVOU AKTUÁLNÍ SITUACI

Krátké, ale nesmírně přínosné zhodnocení vaší aktuální situace

Než se ponoříme do GTD, zhodnotíme si nejdřív, jak zvládáte věci ve svém životě. Při hodnocení níže uvedených otázek zvažujte jak profesní, tak osobní život. Produktivnější totiž chcete být v obou světech. V obou oblastech chcete mít nadhled a kontrolu. Obodujte každé z následujících tvrzení na uvedené škále:

Hodnoticí škála

1 = naprosto nesouhlasím; 2 = spíše nesouhlasím; 3 = těžko říct; 4 = spíše souhlasím; 5 = naprosto souhlasím

Sečtěte si skóre = ______ (ze 75)

Výsledky

15–30: Tuto cvičebnici určitě potřebujete. Ničeho se nebojte, všechno vám vysvětlíme.

31–46: Začínáte chápat, jaké to je, vést produktivní život.

47–62: Dobrá práce! Jen tak dál.

63–75: Stačí málo a metodu GTD budete mít zvládnutou mistrně. Drobná doladění na následujících stránkách pro vás budou velkým přínosem.

Na konci cvičebnice budete svou situaci moct znovu zhodnotit a uvidíte, jaké jste udělali pokroky.

OSVOJTE SI METODU GTD

Metoda GTD pro zvládání práce a dosažení produktivity bez stresu se skládá z pěti kroků. Toto je důležité, protože do těchto pěti kroků spadá deset akcí, kterým se budete věnovat. Navíc se vždy hodí mít širší náhled na problematiku, než se ponoříte do detailů.

Konec ukázky

Table of Contents

VŠICHNI POTŘEBUJEME BÝT PRODUKTIVNĚJŠÍ

CZTBM?

CO BY KDYBY?

JAK FUNGUJE CVIČEBNICE

ZHODNOŤTE SVOU AKTUÁLNÍ SITUACI

Krátké, ale nesmírně přínosné zhodnocení vaší aktuální situace

Hodnoticí škála

Výsledky

OSVOJTE SI METODU GTD

Sesbírat všechny příchozí papíry do jedné vstupní schránky

Krok za krokem

Vybrat si pomůcku pro zachycování

Krok za krokem

Zhodnocení situace

Nejčastější dotazy

Vyčistit si hlavu

Krok za krokem

Čištění hlavy

Nejčastější dotazy

Vyprázdnit vstupní schránku

Pravidlo dvou minut

Krok za krokem

1. POLOŽKA ZE 4: DIVADELNÍ PROGRAM VE VSTUPNÍ SCHRÁNCE

2. POLOŽKA ZE 4: POZVÁNKA VE VSTUPNÍ SCHRÁNCE

3. POLOŽKA ZE 4: POZNÁMKA S PŘIPOMÍNKOU VE VSTUPNÍ SCHRÁNCE

4. POLOŽKA ZE 4: VÁŠ NÁVRH ZPRÁVY O PROJEKTU VE VSTUPNÍ SCHRÁNCE

Teď jste na řadě vy

Nejčastější dotazy

Protřídit e-maily a promazat schránku

Krok za krokem

PRVNÍ E-MAIL ZE ČTYŘ K UJASNĚNÍ

DRUHÝ E-MAIL ZE ČTYŘ K UJASNĚNÍ

TŘETÍ E-MAIL ZE ČTYŘ K UJASNĚNÍ

ČTVRTÝ E-MAIL ZE ČTYŘ K UJASNĚNÍ

Nejčastější dotazy

Pokročilé postupy

Sepsat Další kroky a ostatní seznamy

Krok za krokem

SLOVESO PRO DALŠÍ KROKY Č. 1

SLOVESO PRO DALŠÍ KROKY Č. 2

SLOVESO PRO DALŠÍ KROKY Č. 3

Nejčastější dotazy

Pokročilé postupy

Udržovat si přehled o projektech na jednom seznamu

Krok za krokem

Projekt č. 1: Nechat opravit auto

Projekt č. 2: Dokončit návrh, který jste slíbili mít hotový do příštího pátku

Projekt č. 3: Vymalovat obývací pokoj

Projekt č. 4: Naučit se programovat ve WordPressu, abych si mohl vyrobit webové stránky

Nejčastější dotazy

Vytvořit složky pro lepší uspořádání

Krok za krokem

Nejčastější dotazy

Pokročilé postupy

Používejte termínový pořadač

Založte si složku „přečíst a zhodnotit“

Váš kontrolní seznam pro akce v rámci uspořádání

Provést týdenní hodnocení

Krok za krokem

Kontrolní seznam k týdennímu hodnocení

Nejčastější dotazy

Váš kontrolní seznam k promýšlení je zároveň vaším kontrolním seznamem k týdennímu hodnocení

Provést denní hodnocení

Krok za krokem

Kolik času budu denně potřebovat?

Nejčastější dotazy

ZHODNOŤTE SVOU AKTUÁLNÍ SITUACI… ZNOVU

Krátké, ale nesmírně užitečné zhodnocení vaší aktuální situace

Cesta k mistrovství GTD

PODĚKOVÁNÍ